Prüflabore
Teil von Prüfkosten kalkulieren: Angebotspositionen, Bindung und Nebenkosten einordnen
Prüfangebote systematisch vergleichen und Leistungsverzeichnis aufbauen
Prüfangebote vergleichen: Leistungsverzeichnis mit Normen wie DIN EN ISO 6892-1 aufbauen und Preise in Euro netto sowie MwSt. gegenüberstellen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Leistungsverzeichnis zerlegt die Prüfleistung in Positionen: Probenahme, Vorbereitung, Prüfung, Auswertung, Prüfbericht.
- Jede Position braucht Prüfverfahren, Norm und Ausgabejahr, sonst bepreisen Labore unterschiedliche Leistungen.
- Preise werden netto geführt und um 19 Prozent Umsatzsteuer zum Bruttobetrag ergänzt.
- Die Bewertungsmatrix führt Positionen in Zeilen und Anbieter in Spalten, leere Felder bleiben sichtbar.
- Prüfumfang und Prüffristen folgen teilweise aus Vorschriften und Regeln, nicht aus der Verhandlung.
Prüfleistung in Positionen zerlegen
Wer Prüfangebote vergleichen will, beginnt mit der Leistungsbeschreibung und nicht mit der Preisfrage. Zerlegen Sie die Aufgabe in Arbeitsschritte: Probenahme, Probenvorbereitung, Prüfdurchführung, Auswertung und Dokumentation.
Jeder Arbeitsschritt wird eine eigene Position mit Positionsnummer. Anbieter bepreisen dann dieselbe Struktur, Pauschalen lassen sich nicht mehr über mehrere Prüfungen verteilen.
Ordnen Sie jeder Position das Prüfverfahren und die Norm zu. Der Zugversuch an metallischen Werkstoffen folgt DIN EN ISO 6892-1, die Härteprüfung nach Vickers der DIN EN ISO 6507-1, der Kerbschlagbiegeversuch der DIN EN ISO 148-1. Ohne Normbezug bleibt offen, ob zwei Angebote dieselbe Leistung beschreiben. Alles über DIN-Normen
Solche Prüfungen führen in Deutschland unter anderem TÜV SÜD, TÜV Rheinland, DEKRA, SGS und die Materialprüfungsanstalt Universität Stuttgart durch. Akkreditierungen für Prüflabore vergibt die Deutsche Akkreditierungsstelle auf Basis der DIN EN ISO/IEC 17025.
Nennen Sie je Position Probenanzahl, Probenformat, Prüftemperatur, Toleranzen, Durchlaufzeit und Form des Prüfberichts. Diese Angaben steuern den Aufwand und damit den Preis.
Welche Normenausschüsse für Werkstoff- und Bauteilprüfung zuständig sind, lässt sich vorab einsehen. So treffen Sie die richtige Normenreihe. DIN-Normenausschüsse im Überblick
Preise auf eine Bezugsbasis normieren
Prüfleistungen kommen selten als reine Stückpreise. Kosten entstehen aus Probenvorbereitung, Maschinenzeit, Auswertung und Berichtserstellung. Verlangen Sie diese Bestandteile als getrennte Zeilen.
Fragen Sie zusätzlich nach Nebenkosten, Verpackung, Versand und Zahlungsbedingungen. Ein Angebot ohne Freizeichnungsklausel bindet den Anbieter in der Regel an seine Preise. Diese Bindung ist selbst ein Vergleichskriterium.
Beispielrechnung: Zwölf Zugversuche nach DIN EN ISO 6892-1 zu je 85,00 Euro netto ergeben 1.020,00 Euro netto. Dazu kommen zwölf Probenvorbereitungen zu je 15,00 Euro netto, also 180,00 Euro netto, und ein Prüfbericht für 120,00 Euro netto. Die Summe beträgt 1.320,00 Euro netto. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 250,80 Euro Steuer und 1.570,80 Euro brutto.
Rechnen Sie jedes Angebot auf dieselbe Menge, dieselbe Probenzahl und dieselbe Berichtsform um. Erst danach sind Summen aussagefähig. Notieren Sie außerdem die Bindefrist: Abgelaufene Angebote sind keine belastbare Vergleichsbasis.
Nachweise, Fristen und Vergaberegeln abgleichen
Wiederkehrende Prüfungen und Prüffristen ergeben sich teilweise aus Vorschriften und Regeln. Der Umfang ist dann nicht frei verhandelbar. DGUV Vorschriften, Regeln und Informationen
Verlangen Sie Angaben zum Akkreditierungsumfang, zu Ringversuchen und zur Rückverfolgbarkeit der Messmittel. Diese Nachweise zeigen, ob ein Labor die geforderte Norm abdeckt.
Qualitätsmanagement-Beauftragte bündeln die internen Vorgaben zu Dokumentation und Freigabe und legen sie der Ausschreibung zugrunde. Qualitätsmanagement-Beauftragter der DIHK
Öffentliche Auftraggeber vergleichen unterhalb der EU-Schwellenwerte nach der UVgO, darüber nach der VgV. Für die meisten öffentlichen Auftraggeber liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen seit 2024 bei 221.000 Euro netto je Auftrag.
Bewertungsmatrix ausfüllen
Tragen Sie die Positionen in die Zeilen und je einen Anbieter in eine Spalte ein. Füllen Sie jedes Feld mit dem normierten Nettowert. Leere Felder werden zur Rückfrage, nicht stillschweigend mit null bewertet.
| Position | Beim Anbieter erfragen | Normierung |
|---|---|---|
| Prüfverfahren | Verfahren und Norm | Einheitliche Normenbezeichnung |
| Probenvorbereitung | Einzelpreis netto | Preis je Probe |
| Nebenkosten | Versand, Verpackung | Eigene Zeile |
| Zahlungsbedingungen | Frist, Rabatt | Auf gleiche Frist umrechnen |
| Gültigkeit | Datum oder Frist | Restlaufzeit notieren |
Ziehen Sie neben dem Preis auch Umsetzung und Verständigung heran. Messbar werden sie über die Reaktionszeit bis zur Rückmeldung, die Sprache der Unterlagen und die Zahl vergleichbarer Referenzberichte.
Eine Schlusskontrolle je Spalte umfasst drei Punkte:
- Sind alle Positionen abgedeckt?
- Sind Netto, Zusatz- und Nebenkosten getrennt ausgewiesen?
- Ist die Bindefrist datiert?
Häufige Fragen
Welche Positionen gehören in ein Leistungsverzeichnis für Prüfleistungen?
Probenahme, Probenvorbereitung, Prüfdurchführung, Auswertung und Prüfbericht. Jede Position erhält Verfahren, Norm, Menge, Durchlaufzeit und Preisangabe.
Warum reicht die Endsumme nicht zum Vergleich?
Weil Mengen, Nebenkosten, Berichtsform und Zahlungsbedingungen den Endbetrag verändern. Erst nach der Umrechnung auf eine gemeinsame Bezugsbasis sind Summen vergleichbar.
Welche Normangaben sind Pflicht?
Prüfverfahren samt Norm und Ausgabejahr, Prüftemperatur, Toleranzen und Nachweise wie Akkreditierungsurkunde oder Ringversuchsergebnisse.
Wie viele Labore sollten angefragt werden?
Für einen belastbaren Vergleich genügen zwei bis drei Anbieter. Mehr Angebote erhöhen den Auswertungsaufwand, ohne die Vergleichsbasis zu verbessern.