Prüfbericht erstellen mit Anleitung für Pflichtangaben und Freigabe

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Pflichtangaben für jeden Bericht stehen in Abschnitt 7.8.2 der DIN EN ISO/IEC 17025.
Ergebnisse dürfen erst nach fachlicher Prüfung und Autorisierung durch eine benannte Person herausgegeben werden.
Die Messunsicherheit gehört in den Bericht, wenn sie für eine Konformitätsaussage oder die Anwendung des Ergebnisses relevant ist.
Änderungen nach der Ausgabe erfolgen als neuer Bericht mit eigener Kennzeichnung und Begründung.
Die Aufbewahrungsfrist legt das Labor selbst fest und leitet sie aus Vertrag, Norm und Rechtsvorschriften ab.

Vom Auftrag zum Berichtsentwurf

Bevor die erste Zeile eines Prüfberichts geschrieben wird, ist der Prüfauftrag abgeschlossen. Auftragsklärung, Probennahme, Prüfplanung und Prüfdurchführung sind dokumentiert. Jeder Schritt trägt ein Datum und den Namen der ausführenden Person. Eine Probe ohne eindeutige Zuordnung wird nicht geprüft, sondern an den Auftraggeber zurückgegeben.

Zuständig für die Auftragsklärung ist die Laborleitung oder eine von ihr benannte Person. Sie legt schriftlich fest, welche Prüfnorm angewendet wird, welche Grenzwerte gelten und ob eine Aussage zur Konformität gewünscht ist. Diese Festlegungen werden dem Auftraggeber bestätigt, bevor die Prüfung beginnt.

Die Prüfplanung bestimmt, welche Merkmale an welcher Stelle geprüft werden und wie viele Proben dafür nötig sind. Das Ergebnis dieser Planung ist die Prüfanweisung. Sie bleibt während der laufenden Prüfung unverändert. Änderungen werden nur mit Zustimmung der Laborleitung wirksam und im Auftragsordner vermerkt.

Jede Prüfnorm wird mit Titel und Ausgabe zitiert, zum Beispiel DIN EN ISO 6892-1 für den Zugversuch an metallischen Werkstoffen. Fehlt die Ausgabe, lässt sich später nicht belegen, welcher Stand geprüft wurde. Wie Normen aufgebaut sind und wofür sie stehen, beschreibt das Deutsche Institut für Normung im Überblick Über Normen und Standards.

Nach Abschluss der Prüfung erstellt die prüfende Person den Berichtsentwurf. Sie trägt Messwerte, Einheiten, Prüfbedingungen und Auffälligkeiten ein. Der Entwurf geht anschließend in die Freigabe und nicht direkt an den Kunden.

Zwischen der letzten Messung und der Ausgabe liegen in vielen Laboren zwei bis fünf Arbeitstage. Ist die Frist nicht zu halten, wird der Auftraggeber informiert, bevor die vereinbarte Lieferfrist abläuft.

Ablauf mit Zeitangaben

Zeitpunkt	Schritt	Verantwortlich
Tag 1 nach Auftragseingang	Auftrag klären, Prüfnorm und Grenzwerte festlegen	Laborleitung
vor Prüfbeginn	Probe kennzeichnen, Zustand dokumentieren	prüfende Person
Prüftag	Prüfung durchführen, Rohdaten aufzeichnen	prüfende Person
innerhalb von fünf Arbeitstagen	Berichtsentwurf erstellen	prüfende Person
vor der Ausgabe	Entwurf prüfen, Freigabe erteilen, Ausgabedatum setzen	freigebende Person

Die Fristen sind Richtwerte und werden in der Verfahrensanweisung des Labors festgelegt. Verkürzte Fristen sind möglich, wenn ein Auftraggeber sie verlangt und die Prüfkapazität es zulässt. Jede Abweichung vom Zeitplan wird mit Grund im Auftragsordner vermerkt.

Pflichtangaben nach DIN EN ISO/IEC 17025

Abschnitt 7.8.2 der DIN EN ISO/IEC 17025:2018-03 listet die Angaben, die in jedem Bericht stehen müssen. Die Norm schreibt Inhalte vor, nicht die Anordnung. Reihenfolge und Layout legt das Labor in einer Verfahrensanweisung fest.

Pflichtangabe	Inhalt
Eindeutige Kennzeichnung	Berichtsnummer, Revisionsstand, Seitenzahl und Gesamtseitenzahl
Labor und Ort	Name und Anschrift der akkreditierten Stelle, Ort der Prüfdurchführung
Prüfgegenstand	Beschreibung, eindeutige Identifikation, Zustand bei Eingang
Verfahren	Prüfnorm oder Prüfvorschrift mit Titel und Ausgabe
Ergebnisse	Messwerte mit Einheit, Datum der Durchführung, Datum der Ausgabe

Weitere Pflichtangaben sind der Name des Auftraggebers mit Kontaktdaten, das Datum des Probeneingangs und der Probennahme sowie die Kennzeichnung der Person, die den Bericht autorisiert. Ergebnisse aus extern vergebenen Prüfungen werden ausdrücklich als solche gekennzeichnet.

In jeden Bericht gehört außerdem der Hinweis, dass sich die Ergebnisse nur auf den geprüften Gegenstand beziehen. Dieser Satz schützt das Labor, wenn der Auftraggeber Ergebnisse auf eine ganze Serie überträgt. Wurde die Probe vom Kunden gestellt und nicht vom Labor entnommen, ist auch darauf hinzuweisen.

Fehlende Pflichtangaben sind ein häufiger Grund für Abweichungen im Akkreditierungsverfahren. Prüfen Sie den Entwurf deshalb gegen eine Feldliste, die alle Angaben der Norm aufführt. Die Feldliste gehört zur Verfahrensanweisung und wird bei jeder Normrevision aktualisiert.

Den Wortlaut der Norm gibt es nicht kostenlos. Der Bezug über den Normen-Shop ist unter DIN-Normen kaufen beschrieben.

Probennahme, Kalibrierschein und Konformitätsaussage

Abschnitt 7.8.5 regelt die Angaben zur Probennahme. Hat das Labor die Probe entnommen, nennt der Bericht das Datum, den Ort, das Verfahren und die Kennung der Probe. Die Probenahme folgt einem Plan, der dem Auftraggeber vorliegt.

Stammt die Probe vom Auftraggeber, weist der Bericht darauf hin, dass die Angaben zur Probenahme vom Kunden stammen. Diese Formulierung ist wichtig, weil das Labor für die Auswahl der Probe dann nicht verantwortlich ist.

Ein Prüfbericht beschreibt das Verhalten eines Prüfgegenstands unter festgelegten Bedingungen. Ein Kalibrierschein beschreibt das Verhältnis zwischen der Anzeige eines Messgeräts und dem zugehörigen Normal. Für Kalibrierscheine gilt zusätzlich Abschnitt 7.8.4 der Norm.

Aussagen zur Konformität behandelt Abschnitt 7.8.6. Wird ein Ergebnis als konform oder nicht konform zu einem Grenzwert bezeichnet, muss der Bericht die angewendete Entscheidungsregel nennen. Ohne diese Angabe bleibt offen, ob die Messunsicherheit berücksichtigt wurde.

Zwei Regeln sind verbreitet. Bei der einfachen Annahme gilt ein Ergebnis als konform, wenn der Messwert innerhalb des Toleranzbereichs liegt. Bei der strengeren Variante muss der Bereich aus Messwert plus und minus erweiterter Messunsicherheit vollständig innerhalb der Grenzen liegen. Welche Regel gilt, wird im Auftrag festgehalten.

Ein Prüfzeugnis ist kein Begriff der Akkreditierung. Gemeint sind damit meist Dokumente aus dem Bauordnungsrecht, etwa allgemeine bauaufsichtliche Prüfzeugnisse. Dafür gelten zusätzlich die Vorgaben der Bauordnungen der Länder und der Bauproduktenverordnung der EU.

Für akkreditierte Stellen in Deutschland ist die Deutsche Akkreditierungsstelle zuständig, kurz DAkkS. Sie veröffentlicht Dokumente, in denen Anforderungen an Berichte, an die Kennzeichnung und an die Ermittlung der Messunsicherheit konkretisiert werden. Diese Dokumente sind bei der Gestaltung des Berichtsmusters zu berücksichtigen.

Messunsicherheit richtig angeben

Die Messunsicherheit beziffert, wie weit ein Messergebnis vom wahren Wert entfernt liegen kann. Ermittelt wird sie nach dem Leitfaden zur Angabe der Unsicherheit beim Messen, der als ISO/IEC Guide 98-3 erschienen ist. Die dort beschriebene Vorgehensweise trägt die Kurzbezeichnung GUM.

Abschnitt 7.8.3 der Norm verlangt die Angabe, wenn die Unsicherheit für die Gültigkeit oder die Anwendung des Ergebnisses relevant ist. Typische Fälle sind eine Konformitätsaussage, eine Vorgabe der Prüfnorm und eine ausdrückliche Kundenanforderung. Ist die Unsicherheit ohne Bedeutung, genügt ein Hinweis darauf im Bericht.

In die Bilanz fließen Wiederholbarkeit, Auflösung des Messgeräts, Kalibrierung und Einflüsse aus dem Prüfverfahren ein. Viele genormte Prüfverfahren nennen Werte für Wiederhol- und Vergleichbarkeit. Diese Angaben dürfen übernommen werden, wenn die Norm sie bereitstellt.

Angegeben wird die erweiterte Messunsicherheit mit dem Erweiterungsfaktor, meist zwei. Daraus ergibt sich ein Vertrauensbereich von etwa 95 Prozent. Der Faktor und die Bezugsgröße werden im Bericht genannt, damit der Auftraggeber den Wert einordnen kann.

Zuständig für die Bilanz ist die prüfende Person. Die Freigabe prüft, ob die Angabe vollständig ist und zur Entscheidungsregel passt. Bei Abweichungen wird die Bilanz korrigiert und der Entwurf erneut vorgelegt.

Beispielrechnung: Ein Zugversuch ergibt eine Streckgrenze von 355 N/mm². Die erweiterte Messunsicherheit beträgt 8 N/mm² bei einem Erweiterungsfaktor von zwei. Der Grenzwert der Spezifikation liegt bei 350 N/mm². Der Bereich von 347 N/mm² bis 363 N/mm² reicht damit unter den Grenzwert, eine uneingeschränkte Konformitätsaussage ist nicht möglich.

Zuständigkeiten im Freigabeprozess

Ein Prüfbericht entsteht in einer Kette. Jede Station hat eine feste Aufgabe und ein Ergebnis, das an die nächste Station weitergegeben wird.

Laborleitung: benennt Prüfpersonen und Freigabeberechtigte, legt Fristen fest, unterzeichnet die Verfahrensanweisung.
Prüfende Person: führt die Prüfung durch, zeichnet Rohdaten auf, erstellt den Berichtsentwurf.
Freigebende Person: vergleicht Entwurf, Rohdaten und Auftrag, erteilt die Freigabe.
Qualitätsmanagement: pflegt Feldlisten und Fristen, verfolgt Abweichungen und Korrekturmaßnahmen.

Die Laborleitung legt außerdem fest, wer bei Abwesenheit freigibt. Eine Vertretungsregel gehört in die Verfahrensanweisung und wird mit Namen und Zeitraum dokumentiert. Ohne Vertretung liegen Berichte bei Urlaub oder Krankheit still.

Freigabe und Unterschrift in fünf Schritten

Abschnitt 7.8.1 verlangt, dass Ergebnisse vor der Herausgabe geprüft und autorisiert werden. Der Schritt ist nicht optional und wird nicht allein von der prüfenden Person ausgeführt.

Berichtsentwurf erstellen: Die prüfende Person trägt Messwerte, Einheiten, Prüfbedingungen und Datum ein.
Fachlich prüfen: Eine zweite, benannte Person vergleicht Entwurf, Rohdaten und Auftrag.
Unsicherheit und Konformitätsaussage abgleichen: Grenzwerte und Entscheidungsregel werden gegengelesen.
Freigeben: Die autorisierte Person zeichnet handschriftlich oder mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Ausgeben und ablegen: Der Bericht erhält das Ausgabedatum, wird versioniert und im Archiv gespeichert.

Die Namen der prüfenden und der autorisierenden Person stehen im Bericht. In kleinen Laboren ist eine Trennung nicht immer möglich. Dann übernimmt die Laborleitung die Freigabe, und die Doppelrolle wird in der Verfahrensanweisung festgehalten.

Wer freigeben darf, ist auf einer Liste mit Unterschriftenproben erfasst. Die Liste wird bei Personalwechseln aktualisiert, spätestens innerhalb von zehn Arbeitstagen.

Elektronische Freigaben sind zulässig, wenn die Identität der Person gesichert ist. Eine eingefügte Bilddatei mit Unterschrift erfüllt das nicht. Üblich sind eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein validiertes System mit persönlichem Konto und Protokollierung.

Änderungen nach der Ausgabe

Ein ausgegebener Bericht darf nicht stillschweigend geändert werden. Abschnitt 7.8.8 verlangt für Ergänzungen ein eigenes Dokument mit einem Hinweis wie Ergänzung zum Bericht. Es nennt die ursprüngliche Berichtsnummer, die Begründung der Änderung und das neue Ausgabedatum.

Fehlerhafte Berichte werden gekennzeichnet und, soweit möglich, zurückgezogen. Ein zurückgezogener Bericht bleibt im Archiv erhalten, sonst fehlt die Änderungshistorie. Die Rücknahme wird dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt.

Änderungen fordern der Auftraggeber oder die Laborleitung an. Jede Änderung durchläuft dieselbe Prüfung und Freigabe wie der Erstbericht. Auch das ergänzende Dokument wird versioniert und mit Ausgabedatum versehen.

Aufbewahrungsfristen für Prüfberichte

Die Norm nennt keine feste Zahl. Sie verlangt, dass Aufzeichnungen so lange aufbewahrt werden, wie es vertragliche und rechtliche Pflichten erfordern. Die Frist legt das Labor selbst fest und dokumentiert die Begründung in der Verfahrensanweisung.

Anhaltspunkte geben Handels- und Steuerrecht. § 257 des Handelsgesetzbuchs und § 147 der Abgabenordnung nennen Fristen von sechs bis zehn Jahren, abhängig von der Art des Dokuments. Prüfberichte, die als Buchungsbeleg oder Handelsbrief gelten, fallen darunter.

Für Bauprodukte gilt die Bauproduktenverordnung der EU. Hersteller bewahren die technische Dokumentation zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen auf. Prüfberichte, die in diese Dokumentation einfließen, erhalten dieselbe Frist.

Viele Labore setzen deshalb pauschal zehn Jahre an. Damit sind die Fristen des Handelsrechts und der Bauproduktenverordnung abgedeckt. Sonderfälle regelt der Vertrag: Verlangt ein Auftraggeber eine längere Aufbewahrung, wird das schriftlich vereinbart.

Aufbewahrt werden nicht nur die Berichte, sondern auch Rohdaten, Prüfprotokolle, Kalibrierscheine und Freigabevermerke. Digitale Archive müssen über die gesamte Frist lesbar bleiben. Dateiformate werden migriert, und jede Migration wird protokolliert.

Rohdaten und Rückverfolgbarkeit

Rohdaten sind alle Aufzeichnungen, die während der Prüfung entstehen: Ausdrucke, Diagramme, Dateien und Handnotizen. Sie werden zeitnah erstellt, mit Datum und Namen versehen und unveränderbar abgelegt.

Der Prüfbericht verweist über die Berichtsnummer und die Probenkennung auf die Rohdaten. Damit lässt sich jedes Ergebnis bis zur einzelnen Messung zurückverfolgen. Fragt der Auftraggeber nach, genügt der Blick in das Prüfprotokoll.

Wer Rohdaten ändert, kennzeichnet die Änderung und nennt Datum und Grund. Überschriebene Werte sind unzulässig. In elektronischen Systemen wird jede Änderung im Protokoll erfasst, samt Benutzerkonto und Zeitstempel.

Nach Abschluss der Prüfung werden Rohdaten und Bericht gemeinsam archiviert. Die Aufbewahrungsfrist gilt für beide. Wird ein Bericht zurückgezogen, bleibt die zugehörige Rohdatensammlung unverändert erhalten.

Normen im Labor aktuell halten

Prüfnormen werden überarbeitet. Wird eine neue Ausgabe veröffentlicht, ändern sich häufig Prüfbedingungen, Grenzwerte oder Angaben im Bericht. Das Labor braucht deshalb ein Verfahren, mit dem es Änderungen erkennt.

Üblich ist ein Bezug im Abonnement, der neue Ausgaben automatisch liefert. Wie DIN-Normen entstehen und wie sie aufgebaut sind, beschreibt das Deutsche Institut für Normung unter Alles über DIN-Normen.

Nach Eingang einer neuen Ausgabe prüft das Qualitätsmanagement innerhalb von zehn Arbeitstagen, ob die Feldliste und die Verfahrensanweisung angepasst werden müssen. Bis zur Umstellung gilt eine Übergangsfrist, die mit dem Auftraggeber abgestimmt wird.

Wird nach einer alten Ausgabe geprüft, nennt der Bericht diese Ausgabe. Ein Hinweis auf die gültige Fassung ohne Datum reicht nicht aus.

Vorlage, Feldliste und typische Fehler

Eine brauchbare Vorlage entsteht aus einer Feldliste. Wer Normen in bestehende Abläufe überführen will, findet die Grundlagen unter Normen anwenden.

Checkliste für den Aufbau:

Feldliste mit allen Pflichtangaben des Abschnitts 7.8.2
Kopfbereich mit Berichtsnummer, Revisionsstand und Seitenzählung
Block für Prüfbedingungen, Messwerte und Einheiten
Feld für Messunsicherheit und Entscheidungsregel
Fußbereich mit Ausgabedatum, Namen und Unterschriften

Häufige Fehler sind fehlende Ausgabedaten, nicht zitierte Normausgaben und Ergebnisse ohne Einheit. Ebenfalls häufig: Der Hinweis auf die Beschränkung der Ergebnisse fehlt, oder die Messunsicherheit wird genannt, aber nicht auf die Entscheidungsregel bezogen.

Vor der Ausgabe prüft die freigebende Person den Bericht gegen die Feldliste. Jede Abweichung wird im Entwurf vermerkt und vor der Freigabe behoben.

Häufige Fragen

Welche Angaben sind in einem Prüfbericht Pflicht?

Pflicht sind unter anderem die eindeutige Kennzeichnung, Name und Anschrift des Labors, der Ort der Durchführung, die Beschreibung des Prüfgegenstands, das angewendete Verfahren mit Ausgabe, die Ergebnisse mit Einheit sowie das Datum der Durchführung und der Ausgabe. Hinzu kommen die Kontaktdaten des Auftraggebers und die Kennzeichnung der autorisierenden Person.

Wer darf einen Prüfbericht freigeben?

Freigeben darf, wer dazu schriftlich benannt ist und auf der Liste mit Unterschriftenproben steht. Die Freigabe erfolgt nach fachlicher Prüfung durch eine zweite Person. In kleinen Laboren kann die Laborleitung diese Doppelrolle übernehmen, wenn die Verfahrensanweisung das ausdrücklich zulässt.

Muss die Messunsicherheit immer angegeben werden?

Nein. Sie wird angegeben, wenn sie für die Gültigkeit oder die Anwendung des Ergebnisses relevant ist, etwa bei einer Konformitätsaussage. Ist sie ohne Bedeutung, genügt ein Hinweis darauf im Bericht.

Wie lange müssen Prüfberichte aufbewahrt werden?

Die Norm nennt keine Zahl. Handels- und Steuerrecht nennen Fristen von sechs bis zehn Jahren, die Bauproduktenverordnung der EU zehn Jahre. Viele Labore legen deshalb zehn Jahre fest und dokumentieren diese Entscheidung.

Wie wird ein fehlerhafter Prüfbericht korrigiert?

Nach der Ausgabe wird der Bericht nicht verändert, sondern ergänzt oder zurückgezogen. Das ergänzende Dokument nennt die ursprüngliche Nummer, die Begründung und das neue Ausgabedatum. Der ursprüngliche Bericht bleibt im Archiv.