Was kostet die Erstellung eines Prüfberichts?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Berichtserstellung verursacht vor allem Personalkosten, nicht Druck oder Papier.
• Im Rechenbeispiel summiert sich ein Bericht auf 533 Euro netto und 634,27 Euro brutto.
• Angenommene Stundensätze: 68 Euro in der Labortechnik, 82 Euro im Prüfingenieurwesen, 105 Euro für die Freigabe.
• Software trägt als Umlage meist nur 10 bis 20 Euro je Bericht.
• Externe Prüfstellen rechnen Anfahrten und Zertifikate separat ab.

Diese Arbeitsschritte kosten Zeit

Ein Prüfbericht entsteht in vier Schritten. Rohdaten aus Messgeräten werden zusammengeführt, auf Plausibilität geprüft und in Tabellen überführt. Danach schreibt die Fachkraft den Bewertungsteil mit Grenzwerten, Normbezug und Messunsicherheit. Eine zweite Person prüft Rechenwege und Formulierungen. Zuletzt gibt die Laborleitung frei und zeichnet digital.

1. Rohdaten sammeln, bereinigen und formatieren.
2. Messergebnisse bewerten und mit Grenzwerten vergleichen.
3. Berichtstext schreiben, inklusive Messunsicherheit.
4. Fachlich prüfen, freigeben, versionieren und ausliefern.

Der Aufwand hängt an der Zahl der Messreihen und an der Vorgabe des Kunden. Ein einfacher Werkstoffbericht braucht oft zwei bis drei Stunden. Berichte für Bauprodukte oder elektrische Betriebsmittel mit Konformitätsaussage liegen häufig bei sechs bis zehn Stunden, weil Normen, Prüfumfang und Messunsicherheit dokumentiert werden müssen.

Stundensätze als Kalkulationsbasis

Personalkosten bestimmen den Preis. Das Statistische Bundesamt veröffentlicht laufend Verdienste nach Branchen und Berufen, aus denen sich Bruttostundenverdienste ableiten lassen (Verdienste nach Branchen und Berufen). Auf den Bruttolohn kommen Lohnnebenkosten, Urlaub, Krankheit und Gemeinkosten. Als Kalkulationsannahme dient ein Vollkostenfaktor zwischen 1,8 und 2,5.

Für das folgende Rechenbeispiel gelten angenommene Vollkostensätze: 68 Euro für technische Assistenz, 82 Euro für Prüfingenieure und 105 Euro für die fachliche Freigabe. Diese Sätze sind Beispielwerte, keine Marktpreise. Wer sein Angebot kalkuliert, setzt die eigenen Vollkosten ein.

Beispielrechnung für einen Bericht

Position	Aufwand	Satz netto	Summe netto
Datenaufbereitung	2,5 Stunden	68 Euro	170,00 Euro
Bewertung und Text	3,0 Stunden	82 Euro	246,00 Euro
Prüfung und Freigabe	1,0 Stunde	105 Euro	105,00 Euro
Softwareumlage	je Bericht	12 Euro	12,00 Euro
Summe	6,5 Stunden		533,00 Euro

Auf die 533,00 Euro netto kommen 19 Prozent Umsatzsteuer, also 101,27 Euro. Der Bruttopreis liegt bei 634,27 Euro. Das ist eine Beispielrechnung mit angenommenen Sätzen. Der Anteil für zwei Kontroll- und Freigabeschritte beträgt hier fast ein Fünftel der Summe. Wer diesen Schritt streicht, spart kurzfristig Geld und riskiert Rückfragen bei der Akkreditierung.

Änderungen nach der Freigabe kosten erneut Zeit. Wird ein Grenzwert korrigiert oder eine Messreihe wiederholt, entsteht eine neue Version mit eigenem Prüfvermerk. Solche Nachträge gehören als eigene Position ins Angebot.

Software und Lizenzen

Laborinformationssysteme und Berichtsmodule verursachen laufende Kosten. Angenommen werden 60 bis 150 Euro Lizenzgebühr je Arbeitsplatz und Monat. Bei acht Arbeitsplätzen und 400 Berichten im Monat ergibt das eine Umlage von rund 2 bis 3 Euro je Bericht. Dazu kommen Einrichtung, Vorlagenpflege und Schnittstellen zu Messgeräten, oft als einmalige Projektkosten.

Die Umlage steigt, wenn wenige Berichte auf viele Lizenzen treffen. In kleineren Laboren mit 40 Berichten im Monat liegt der Softwareanteil schnell bei 12 Euro und mehr.

Wann externe Prüfstellen günstiger sind

Nicht jedes Haus hält Prüfeinrichtungen für alle Normen vor. Externe Prüf- und Zertifizierungsdienstleister wie TÜV Rheinland prüfen Bauteile, Anlagen und Managementsysteme und stellen die zugehörigen Berichte aus. Deren Rechnungen enthalten Personal, Gerätenutzung, Anfahrten und Zertifikatsgebühren.

Anfahrten und Probenlogistik fallen unabhängig vom Berichtsumfang an. Reisezeit wird oft mit dem halben Satz berechnet, Wartezeit vor Ort voll. Bei einem Einsatz über zwei Tage kommen schnell mehrere hundert Euro zusammen, bevor die erste Zeile im Bericht steht.

Pflicht wird die externe Prüfung, wenn ein Produkt ein Konformitätsbewertungsverfahren durchlaufen muss. Die Europäische Kommission beschreibt, welche Produkte für die CE-Kennzeichnung eine Prüfung durch eine benannte Stelle brauchen. In diesen Fällen ist der Prüfbericht Teil des Konformitätsnachweises, und die Kosten gehören zur Marktzulassung.

Häufige Fragen

Was kostet ein einfacher Prüfbericht?

Bei zwei bis drei Stunden Aufwand und den genannten Beispielsätzen liegen die Nettokosten zwischen 200 und 300 Euro. Hinzu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.

Zählt die Prüfzeit zum Prüfbericht?

Nein. Messung und Prüfung werden getrennt erfasst. Die Berichtserstellung beginnt mit der Aufbereitung der Rohdaten.

Wie senke ich die Kosten je Bericht?

Standardvorlagen, normierte Textbausteine und eine automatische Datenübernahme aus den Messgeräten verkürzen Schreib- und Prüfzeit. Jede eingesparte halbe Stunde bringt bei 82 Euro rund 41 Euro netto.

Sind Softwarekosten pro Bericht erheblich?

Selten. Die Lizenzgebühr fällt monatlich an, unabhängig von der Berichtsmenge. Erst bei niedriger Berichtszahl fällt die Umlage ins Gewicht.