Prüfbericht erstellen im Vergleich: Papier, PDF und LIMS

Das Wichtigste auf einen Blick

Signatur und Freigabe

Bei Papier unterschreiben Prüfer und Freigeber den Ausdruck eigenhändig. Damit ist die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB erfüllt. Ohne Original wird die Beweisführung aufwendig, weil eine Kopie die Unterschrift nicht belegt. Zwei Unterschriften auf demselben Blatt sind der klassische Prüfbericht.

Bei PDF greift § 126a BGB. Die Schriftform ist nur mit qualifizierter elektronischer Signatur ersetzt, eine eingefügte Bilddatei der Unterschrift genügt nicht. Wer Zertifikate zentral ausgibt, muss Laufzeit, Sperrung und Widerruf regeln. Das BSI beschreibt dafür Anforderungen an sichere digitale Systeme und Kryptografie.

Bei LIMS laufen Freigaben als Workflow. Die Signatur hängt am Datensatz und an der Version, der Ausdruck ist nur eine Kopie. Änderungen bleiben im Audit Trail sichtbar. Ohne Rollenkonzept und Sperren entsteht dieser Vorteil aber nicht automatisch.

Archivierung und Revisionssicherheit

Handelsrechtlich zählen Prüfberichte zu den sonstigen Unterlagen und sind sechs Jahre aufzubewahren. Verträge, Normen und Kundenanforderungen verlangen häufig zehn Jahre. Papierordner belegen einen Zugriff nur über Ausleihlisten, und fehlende Seiten fallen spät auf. Eine PDF-Ablage ohne Protokollierung lässt nachträgliche Änderungen nicht erkennen.

Ein LIMS schreibt Änderungen automatisch mit, wenn Rollen, Sperren und Freigabestufen konfiguriert sind. Prüflabore richten sich dabei nach Normen und Standards, etwa DIN EN ISO/IEC 17025 für die Kompetenz von Prüflaboratorien.

Für die Langzeitablage hat sich PDF/A durchgesetzt. Das Format bettet Schriften ein und verbietet Verschlüsselung, sodass Dateien auch nach Jahren lesbar bleiben. Ein LIMS speichert Berichte in der Datenbank und erzeugt PDF oder Papier nur bei Bedarf. Wer Papier dauerhaft ablegt, braucht trockene, zugriffsgeschützte Räume und eine Liste der entnommenen Berichte.

Kosten in Euro netto und MwSt.: Beispielrechnung

Rechenbeispiel: 6.000 Berichte pro Jahr

Annahmen des Beispiels: ein Labor mit 15 Arbeitsplätzen, 6.000 Prüfberichten und vier Seiten je Bericht. Die Preise sind angenommene Marktwerte, weil LabWare und STARLIMS keine Listenpreise veröffentlichen.

Papier: 0,06 Euro netto je Druckseite ergeben 1.440 Euro netto pro Jahr. Ordner, Regale und Lagerraum kosten rund 500 Euro netto pro Jahr. Zusammen sind das 1.940 Euro netto, mit 19 Prozent MwSt. 2.308,60 Euro brutto pro Jahr.

PDF: Signaturzertifikate kosten etwa 200 Euro netto pro Jahr. Ein Dokumentenmanagementsystem liegt bei 60 Euro netto je Arbeitsplatz und Monat, für 15 Plätze also 10.800 Euro netto pro Jahr. Zusammen 11.000 Euro netto, brutto 13.090 Euro pro Jahr.

LIMS: Lizenzen und Einführung kosten einmalig 80.000 Euro netto. Die Wartung liegt bei 20 Prozent einer Lizenzsumme von 50.000 Euro netto, also 10.000 Euro netto pro Jahr. Über drei Jahre ergibt das 110.000 Euro netto, rechnerisch 36.667 Euro netto pro Jahr und 43.633 Euro brutto pro Jahr.

Neben den direkten Ausgaben entstehen Folgekosten. Dazu zählen Schulung, Validierung der Software, Anpassung von Prüfplänen und die Pflege von Schnittstellen zu Messgeräten. Bei Papier sind es Arbeitszeit, Kopien und Lagerfläche. Diese Posten sind in der Beispielrechnung nicht enthalten.

LabWare und STARLIMS

LabWare LIMS und STARLIMS sind zwei kommerzielle Systeme, die in deutschen Prüflaboratorien eingesetzt werden. Beide decken Probenannahme, Prüfplanung, Geräteanbindung, Grenzwertprüfung und Berichtserzeugung ab. Unterschiede liegen im Datenmodell, in der Konfigurationstiefe und in Branchenschwerpunkten. Beide Anbieter nennen keine Listenpreise, Angebote entstehen projektbezogen aus Lizenz, Einführung und Wartung.

Für die Auswahl zählen Schnittstellen zu Messgeräten, Mandantenfähigkeit, Validierungsunterlagen und die Frage, ob der Bericht in der Datenbank oder als Datei übergeben wird. Wie verbreitet solche Systeme sind, hängt auch vom Digitalisierungsgrad der Industrie ab, dazu liefert Bitkom einen Studienbericht zur Industrie 4.0.

Häufige Fragen

Ersetzt ein PDF mit eingescannter Unterschrift das Papieroriginal?

Nein. Ein Scan der Unterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur und erfüllt § 126a BGB nicht. Das Papieroriginal bleibt maßgeblich.

Wie lange müssen Prüfberichte aufbewahrt werden?

Nach HGB § 257 gelten sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Kunden, Normen und Produkthaftung verlangen häufig zehn Jahre oder mehr.

Was kostet ein LIMS im Betrieb?

Lizenz, Einführung und Schulung fallen einmalig an. Die Wartung liegt häufig bei 18 bis 22 Prozent der Lizenzsumme pro Jahr, dazu kommen Betrieb und Anpassungen.

Können Papierberichte revisionssicher digitalisiert werden?

Nur mit einem Verfahren, das Herkunft und Unveränderbarkeit belegt, etwa signierte Scans und ein revisionssicheres Archiv. Der reine Scan genügt nicht.