Prüflabor auswählen als Ratgeber für Akkreditierung und Prüfumfang

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Prüflabor auswählen heißt zuerst: Akkreditierung nach DIN EN ISO/IEC 17025 und den tatsächlichen Prüfumfang gegen die eigene Prüfspezifikation abgleichen.
• Die DAkkS ist die nationale Akkreditierungsstelle für Deutschland. Akkreditierungsurkunde, Anlage und Akkreditierungsnummer sind die belastbaren Nachweise.
• Prüfberichte ohne Prüfnorm, Messunsicherheit und dokumentierte Entscheidungsregel sind für Abnahmen und Konformitätsaussagen kaum brauchbar.
• Typische Preise liegen netto zwischen etwa 40 Euro je Härteprüfung und 1.600 Euro je Tageseinsatz vor Ort. Auf Nettobeträge kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.
• Vergleichen Sie Angebote nur über feste Positionen: Prüfnorm, Probenzahl, Messunsicherheit, Durchlaufzeit, Berichtsformat und Nebenkosten.

Akkreditierungsarten der DAkkS und ihre Bedeutung für den Einkauf

Die Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, kurz DAkkS, ist seit dem 1. Januar 2010 die nationale Akkreditierungsstelle der Bundesrepublik Deutschland. Ihre Grundlage ist die Verordnung (EG) Nr. 765/2008, die Akkreditierung und Marktüberwachung in der Europäischen Union regelt. Zuvor lagen diese Aufgaben bei mehreren deutschen Akkreditierungsstellen, die 2010 in der DAkkS gebündelt wurden.

Akkreditierung bedeutet: Eine unabhängige Stelle bestätigt einem Labor, dass es definierte Prüfungen nach definierten Normen fachlich beherrscht. Sie ist weder eine Zertifizierung des Unternehmens noch eine behördliche Genehmigung. Für den Einkauf ist sie ein Nachweis der Fachkunde und der Vergleichbarkeit von Ergebnissen über Unternehmensgrenzen hinweg.

Die DAkkS akkreditiert nach mehreren Normen. Für industrielle Aufträge sind fünf davon zentral.

Norm	Adressat	Typische Bedeutung im Einkauf
DIN EN ISO/IEC 17025	Prüf- und Kalibrierlaboratorien	Werkstoff-, Bauteil- und Umweltprüfungen, Kalibrierscheine
DIN EN ISO 15189	Medizinische Laboratorien	Arbeitsmedizinische und klinische Analytik
DIN EN ISO/IEC 17020	Inspektionsstellen	Abnahmen vor Ort, Zustandsbewertung, Schweißnahtkontrolle
DIN EN ISO/IEC 17065	Produktzertifizierungsstellen	Zertifikate für Bauprodukte, Maschinen und Geräte
DIN EN ISO/IEC 17021-1	Zertifizierungsstellen für Managementsysteme	ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001

Daneben akkreditiert die DAkkS Zertifizierungsstellen für Personen nach DIN EN ISO/IEC 17024, Anbieter von Eignungsprüfungen nach DIN EN ISO/IEC 17043 und Hersteller von Referenzmaterialien nach DIN EN ISO 17034. Diese Bereiche betreffen Sie mittelbar, etwa wenn Personenzertifikate für Prüfpersonal oder Ringversuche gefordert sind.

Akkreditierung und Notifizierung sind nicht dasselbe. Eine notifizierte Stelle darf im Auftrag der Europäischen Union Prüfungen nach Richtlinien und Verordnungen durchführen, etwa nach der Bauproduktenverordnung (EU) Nr. 305/2011 oder der Druckgeräterichtlinie 2014/68/EU. Die Europäische Kommission führt diese Stellen in der NANDO-Datenbank.

Ein Labor kann beide Status tragen, häufig hat es nur einen. Prüfen Sie deshalb zuerst, welcher Nachweis in Ihrem Fall rechtlich gefordert ist, und erst danach, welcher Anbieter passt. Für Gefahrgut-, Chemikalien- oder Pflanzenschutzprüfungen verlangen Auftraggeber zusätzlich Prüfungen nach den OECD-Grundsätzen der Guten Laborpraxis. Diese Prüfungen sind nicht akkreditiert, sondern staatlich überwacht, in Deutschland durch die GLP-Bundesstelle.

Eine Akkreditierung sagt nichts über Termintreue, Preisniveau oder Servicequalität aus. Sie deckt auch nicht automatisch jede Prüfung ab, die ein Labor in seiner Werbung nennt. Genau deshalb gehört die Anlage zur Urkunde in jede Anbieterbewertung.

Anforderungen der DIN EN ISO/IEC 17025 an ein Prüflabor

Die DIN EN ISO/IEC 17025 ist die zentrale Norm für Prüf- und Kalibrierlaboratorien. Die aktuelle Fassung ist als DIN EN ISO/IEC 17025:2018-03 veröffentlicht. Sie ist keine Prüfvorschrift, sondern beschreibt, wie ein Labor arbeiten muss, damit Ergebnisse belastbar und nachvollziehbar bleiben.

Für die Auswahl sind vor allem diese Anforderungen praktisch relevant:

• Unparteilichkeit und Vertraulichkeit: Risiken für die Unparteilichkeit müssen bewertet und dokumentiert werden. Die Regelung können Sie anfordern.
• Personal: Qualifikation, Einarbeitung, Überwachung und Vertretung müssen nachweisbar sein. Fragen Sie, wer Ihre Prüfung tatsächlich durchführt.
• Ausrüstung und Rückführbarkeit: Messmittel müssen kalibriert und auf nationale oder internationale Normale zurückführbar sein.
• Methoden: Standardverfahren werden verifiziert, eigene Verfahren validiert. Die verwendete Normausgabe muss dokumentiert sein.
• Messunsicherheit und Bericht: Die Unsicherheit wird bewertet, die Gültigkeit der Ergebnisse laufend geprüft und im Bericht ausgewiesen.

Häufiger Streitpunkt ist die Entscheidungsregel. Sobald ein Prüfbericht eine Aussage zur Übereinstimmung mit einer Spezifikation enthält, muss das Labor die Regel offenlegen, nach der es entscheidet, samt dem berücksichtigten Risiko einer Fehlentscheidung. Ohne diese Angabe ist eine Konformitätsaussage in Abnahmeverhandlungen wenig wert.

Auch die Vergabe von Teilleistungen ist geregelt. Ein Labor darf Prüfungen an Unterauftragnehmer vergeben, wenn es dies vorher mit Ihnen vereinbart und der Unterauftragnehmer die Anforderungen der Norm erfüllt. Die Verantwortung für den Bericht bleibt beim beauftragten Labor.

Der Bericht selbst muss Mindestangaben enthalten: eindeutige Kennzeichnung, Name und Anschrift von Labor und Kunde, Beschreibung und Zustand der Probe, Eingangsdatum, Prüfdatum, verwendete Methode, Ergebnisse mit Einheiten, Angaben zur Messunsicherheit und die Funktion der unterzeichnenden Person. Fehlt die Messunsicherheit, obwohl sie für die Aussage relevant ist, sollten Sie nachfassen.

Wie Normen angewendet werden und welche Regeln dabei gelten, beschreibt DIN unter dem Stichwort Normen anwenden. Grundlagen zu Aufbau, Entstehung und Verbindlichkeit von Regelwerken stehen in der Übersicht dazu, was DIN-Normen sind.

Akkreditierungsurkunde und Leistungsverzeichnis richtig lesen

Jedes akkreditierte Labor erhält eine Akkreditierungsurkunde mit einer Akkreditierungsnummer und eine Anlage, in der der Akkreditierungsumfang aufgeführt ist. Die Urkunde allein sagt nichts über Ihre Prüfung aus. Entscheidend ist die Anlage, die je nach Stelle auch als Leistungsverzeichnis, Scope oder Prüfverzeichnis bezeichnet wird.

Prüfen Sie die Anlage Zeile für Zeile anhand dieser fünf Fragen:

• Ist die Prüfnorm in der Ausgabe genannt, die Ihre Spezifikation verlangt, etwa DIN EN ISO 6892-1 in der Fassung 2019?
• Passt die Prüfart, also Zugversuch, Kerbschlagbiegeversuch, Härteprüfung oder zerstörungsfreie Prüfung?
• Sind Einschränkungen vermerkt, etwa Prüftemperaturen, Probenabmessungen oder maximale Prüfkräfte?
• Ist der Status aktuell, das heißt akkreditiert und nicht ruhend, ausgesetzt oder zurückgezogen?
• Sind Prüfungen, die nicht zur Akkreditierung gehören, im Dokument klar gekennzeichnet?

Den Status prüfen Sie in der öffentlichen Datenbank der DAkkS. Die Anlage erhalten Sie auf Anfrage beim Labor. Lassen Sie sich zusätzlich eine Verfahrensliste geben, die akkreditierte und nicht akkreditierte Prüfungen sauber trennt, damit im Angebot später keine Positionen verschwinden.

Einige Labore arbeiten mit einem flexiblen Geltungsbereich. Sie dürfen innerhalb eines beschriebenen Bereichs neue Methoden einführen, ohne für jede Methode vorab die Urkunde ändern zu lassen. Für Sie bedeutet das mehr Auswahl, aber auch die Pflicht, die konkrete Methode und ihre Validierung schriftlich bestätigen zu lassen.

Auswahlkriterien für die Laborbeauftragung

Bewerten Sie Anbieter in zwei Stufen. Zuerst prüfen Sie Muss-Kriterien, danach gewichten Sie die übrigen Punkte. Wer eine Muss-Anforderung nicht erfüllt, fällt aus der Wertung, unabhängig vom Preis.

Muss-Kriterien:

• Akkreditierung für die geforderte Prüfnorm in der gültigen Ausgabe
• Nachweisbare Erfahrung mit dem Werkstoff, dem Bauteil oder der Probenart
• Kapazität für Stückzahl und Durchlaufzeit, die Sie benötigen
• Bereitschaft, Messunsicherheit und Entscheidungsregel im Bericht auszuweisen
• Nachweis einer Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflicht in angemessener Höhe

Die Restkriterien gewichten Sie, zum Beispiel mit einer Punkteskala von 1 bis 5. Übliche Gewichte: technische Passung 30 Prozent, Qualitätssicherung und Unsicherheitskonzept 20 Prozent, Durchlaufzeit und Logistik 20 Prozent, Preis 20 Prozent, Kommunikation und Datenformate 10 Prozent.

Zur technischen Passung gehören Details, die später Kosten auslösen: Probenvorbereitung und Probenrückstellung, Prüfmittelgröße, Klimatisierung, dokumentierte Zwischenergebnisse und die Frage, ob mehrere Standorte beteiligt sind. Klären Sie außerdem, in welchem Format Sie Ergebnisse erhalten und ob Ihr QS-System die Dateien direkt verarbeiten kann.

Bei kritischen Bauteilen lohnt eine Probenbegleitung. Sie schicken eine eigene Person zum Prüftermin oder lassen sich Zwischenstände und Rohdaten zeigen. Für Serienprüfungen genügt oft ein Audit beim Labor, das Probenannahme, Kennzeichnung, Lagerung und Berichtsfreigabe abdeckt.

Die kaufmännische Seite umfasst mehr als den Prüfpreis: Mindestauftragswert, Reaktionszeiten, Zahlungsziele, Haftungshöchstgrenzen, Vertraulichkeit und die Aufbewahrung von Proben und Rohdaten. Für industrielle Dienstleistungsverträge lohnt ein Blick in die Themenfelder der Deutschen Industrie- und Handelskammern.

Typische Preisspannen für Prüfleistungen

Preise hängen von Prüfumfang, Norm, Probenvorbereitung und Auslastung ab. Die folgenden Werte sind Orientierungsspannen aus dem Markt für Industrieaufträge, alle Beträge netto in Euro und ohne Umsatzsteuer. Sie dienen der Plausibilitätsprüfung von Angeboten und nicht als Festpreisliste.

Leistung	Orientierung netto
Laborstunde Prüfpersonal	90 bis 180 Euro
Zugversuch an metallischen Werkstoffen	150 bis 400 Euro je Probe
Härteprüfung, etwa nach Vickers	40 bis 120 Euro je Probe
Metallografische Untersuchung	180 bis 500 Euro je Probe
Zerstörungsfreie Prüfung vor Ort, Tageseinsatz	900 bis 1.600 Euro

Neben diesen Positionen tauchen im Erstangebot häufig Zuschläge auf: Rüst- und Aufwandspauschalen zwischen 50 und 250 Euro je Auftrag, Expresszuschläge von 20 bis 50 Prozent auf den Prüfpreis, Reisezeiten, Probenversand und Sonderprobenfertigung. Fragen Sie nach dem Mindestauftragswert, der oft zwischen 150 und 500 Euro netto liegt.

Starke Preistreiber sind seltene Prüfarten, große Proben, kurze Termine und Prüfungen mit Klimatisierung oder Schwingbeanspruchung. Wiederkehrende Prüfungen lassen sich in Rahmenverträgen mit Staffelpreisen bündeln. Üblich sind Nachlässe von 5 bis 15 Prozent ab einer festgelegten Jahresmenge.

Rechenbeispiel: Prüflos mit 12 Zugproben und 3 Schliffbildern

Ein Maschinenbauer lässt 12 Zugproben nach DIN EN ISO 6892-1 prüfen und drei metallografische Schliffbilder anfertigen. Der Anbieter nennt 220 Euro netto je Zugversuch, 300 Euro netto je Schliff und eine Aufwandspauschale von 250 Euro netto.

• 12 Zugversuche zu 220 Euro: 2.640 Euro netto
• 3 Schliffbilder zu 300 Euro: 900 Euro netto
• Aufwands- und Berichtspauschale: 250 Euro netto
• Summe netto: 3.790 Euro
• Umsatzsteuer 19 Prozent: 720,10 Euro

Der Gesamtbetrag liegt damit bei 4.510,10 Euro brutto. Kommt ein Expresszuschlag von 25 Prozent auf die Prüfleistungen hinzu, steigen die Nettokosten um 885 Euro auf 4.675 Euro und der Bruttobetrag auf 5.563,25 Euro.

Bei Auftraggebern mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union geht der Leistungsort regelmäßig auf den Empfänger über. Die Rechnung wird dann ohne deutsche Umsatzsteuer gestellt, und der Empfänger schuldet die Steuer im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens. Für inländische Aufträge gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent; der ermäßigte Satz greift bei technischen Prüfleistungen nicht.

In fünf Schritten zum beauftragten Prüflabor

1. Prüfbedarf fixieren: Prüfnorm mit Ausgabe, Probenart, Stückzahl, Toleranzen, gewünschte Aussage und Termin in einer Prüfspezifikation festhalten.
2. Akkreditierung prüfen: Anlage des Labors gegen diese Spezifikation abgleichen und den Status in der DAkkS-Datenbank kontrollieren.
3. Angebote einholen: mindestens drei Anbieter mit einem vorgegebenen Positionenraster anfragen, damit die Angebote vergleichbar bleiben.
4. Technik klären: Messunsicherheit, Entscheidungsregel, Probenhandling, Unterauftragnehmer und Berichtsformat schriftlich bestätigen lassen.
5. Vertrag schließen: Rahmenvertrag mit Preisstaffel, Reaktionszeiten, Vertraulichkeit, Aufbewahrungsfristen und Eskalationsweg vereinbaren.

Nach dem ersten Auftrag lohnt eine Nachbewertung. Erfassen Sie Termintreue, Rückfragenquote, Nacharbeitsaufwand und Reklamationsverhalten der Anbieter. Diese Werte fließen in die nächste Ausschreibung ein und verhindern, dass ein Labor allein wegen eines günstigen Erstangebots gesetzt bleibt.

Normenlage, Rückführbarkeit und Ringversuche

Normen der Materialprüfung entstehen im DIN-Normenausschuss Materialprüfung. Dort werden Prüfverfahren für metallische und nichtmetallische Werkstoffe, für Fügeverbindungen und für Oberflächen bearbeitet. Welche Ausschüsse insgesamt Normungsarbeit leisten, zeigt die Übersicht der DIN-Normenausschüsse.

Für Auftraggeber ist wichtig, dass Prüfberichte die Normausgabe nennen. Zwischen zwei Fassungen derselben Norm können sich Prüfgeschwindigkeit, Probenform und Auswertung unterscheiden. Ein Labor, das eine veraltete Ausgabe verwendet, liefert formal korrekte, aber mit anderen Ergebnissen nicht vergleichbare Werte.

Messergebnisse müssen auf nationale oder internationale Normale rückführbar sein. In Deutschland ist die Physikalisch-Technische Bundesanstalt das nationale Metrologieinstitut. Kalibrierungen kommen häufig von akkreditierten Kalibrierlaboratorien. Fragen Sie nach Kalibrierscheinen mit Angabe der Rückführung und der Kalibrierunsicherheit.

Die Gültigkeit ihrer Ergebnisse sichert ein Labor unter anderem über Eignungsprüfungen und Ringversuche. Verlangen Sie die Ergebnisse der letzten Runden für Ihre Prüfart. Fehlende Teilnahmen oder auffällige Ausreißer sind ein Warnsignal, auch wenn die Akkreditierung formal besteht.

Welchen Nutzen Normung für Unternehmen hat, beschreibt DIN unter dem Stichwort Nutzen der Normung für die Wirtschaft. Eine kurze Einordnung, was Regelwerke leisten, gibt die Seite Normen und Standards im Überblick.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, ob ein Prüflabor für meine Prüfnorm akkreditiert ist?

An der Anlage zur Akkreditierungsurkunde. Dort stehen Prüfbereich, Prüfart, Norm und Ausgabe. Prüfen Sie zusätzlich den Status in der öffentlichen Datenbank der DAkkS, weil Akkreditierungen ruhen, ausgesetzt oder zurückgezogen werden können.

Was kostet die Ausweisung der Messunsicherheit im Prüfbericht?

In der Regel nichts extra. Die Angabe gehört nach DIN EN ISO/IEC 17025 zum Bericht, wenn sie für die Aussage relevant ist. Zusatzaufwand entsteht eher bei Sonderprüfungen, für die eigens ein Unsicherheitsbudget erstellt werden muss.

Ersetzt ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 nach EN 10204 einen Prüfbericht eines akkreditierten Labors?

Nein. Das Zeugnis 3.1 stellt der Hersteller mit einer von der Fertigung unabhängigen Stelle im eigenen Haus aus. Ein Prüfbericht eines akkreditierten Labors stammt von einer dritten Partei. EN 10204 kennt die Zeugnisarten 2.1, 2.2, 3.1 und 3.2.

Darf ein akkreditiertes Labor Teile der Prüfung an Dritte vergeben?

Ja, wenn Sie vorher zustimmen und der Unterauftragnehmer die Anforderungen der DIN EN ISO/IEC 17025 erfüllt. Die Verantwortung für den Bericht bleibt beim beauftragten Labor, und Teilleistungen müssen im Bericht erkennbar sein.

Wie lange dauert eine Akkreditierung und was kostet sie ein Labor?

Erstakkreditierungen dauern in der Praxis häufig zwischen sechs und achtzehn Monaten. Die Kosten liegen je nach Umfang und Standortzahl im mittleren fünfstelligen Bereich netto, dazu kommen jährliche Überwachungen. Das sind Orientierungswerte, keine Zusage der DAkkS.