Prüflabor auswählen in 5 Schritten für die Lieferantenfreigabe

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1: Prüfbedarf klären und Prüfumfang fixieren

Am Anfang steht keine Laborsuche, sondern eine Frage: Welche Entscheidung soll das Prüfergebnis tragen? Erst daraus ergibt sich, ob ein Zugversuch, eine Maßprüfung, eine zerstörungsfreie Prüfung oder eine Schadensanalyse nötig ist.

Fixieren Sie fünf Punkte im Prüfauftrag, bevor Sie anfragen:

Verantwortlich ist die Qualitätsplanung, die Konstruktion liefert die Toleranzen. Legen Sie außerdem fest, wer Proben zieht und wie sie gekennzeichnet werden. Der freigegebene Prüfauftrag geht als Anlage in jede Anfrage, damit Labore denselben Umfang kalkulieren. Bei sicherheitsrelevanten Teilen vereinbaren Sie die volle Prüfung statt einer Stichprobe.

Schritt 2: Anforderungen und Bewertungskriterien schriftlich festlegen

Ohne schriftliche Kriterien wird die Auswahl zur Gefühlsentscheidung. Ein Labor gilt als geeignet, wenn es die Anforderungen an Messmittel, Personal und Rückverfolgbarkeit erfüllt. Was Normen und Standards dabei leisten, beschreibt die DIN in ihrer Übersicht zu Normen und Standards.

Checkliste für die Anforderungsliste:

Achten Sie darauf, dass die Akkreditierung genau das Verfahren abdeckt, das Sie brauchen. Eine Urkunde für Zugversuche an Metall deckt keine Kunststoffprüfung ab. Prüfen Sie deshalb neben der Akkreditierungsurkunde auch deren Anlage: Dort müssen der relevante Prüfumfang, die Verfahren und der Standort zum Auftrag passen. Für Deutschland ist die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) die nationale Akkreditierungsstelle; den Akkreditierungsstatus und den Geltungsbereich können Sie in der DAkkS-Akkreditierungsdatenbank abgleichen. Die DIN führt die Liste der DIN-Normenausschüsse auf ihrer Website. Die Anforderungsliste wird vor der Anfrage freigegeben, sonst bleiben Angebote unvergleichbar.

Schritt 3: Angebote einholen und mit Bewertungsmatrix vergleichen

Fragen Sie mindestens drei Labore an und setzen Sie eine Angebotsfrist von zehn Arbeitstagen. Bewerten Sie mit Gewichten, nicht nach dem Preis allein.

Fragen Sie Nebenleistungen ab: Probenabholung, Probenlagerung nach Projektende, Zweitausfertigungen und Preise für Wiederholungsprüfungen.

Beispielrechnung für ein Prüflos mit fünf Zugversuchen, Preise sind fiktiv: 48 Euro je Versuch ergeben 240 Euro, Probenvorbereitung 90 Euro, Bericht 35 Euro, Expresszuschlag 60 Euro. Das sind 425 Euro netto und mit 19 Prozent Umsatzsteuer 505,75 Euro. Ein Angebot über 380 Euro mit vier Wochen Wartezeit kostet mehr, wenn die Fertigung steht.

Schritt 4: Audit und technische Prüfung durchführen

Ein halber Tag im Labor genügt bei spezialisierten Prüfbetrieben, bei großen Instituten planen Sie einen ganzen Tag ein. Der Termin liegt nach der Angebotsprüfung und vor der Freigabe.

Prüfpunkte sind Prüfmittelüberwachung, Probenlogistik, Rückverfolgbarkeit und die Freigabe der Berichte. Auch Arbeitsschutz und Umgang mit Gefahrstoffen gehören dazu, dafür gelten die Vorschriften, Regeln und Informationen der DGUV.

Sprechen Sie mit der Prüfperson, die Ihre Aufträge bearbeitet, nicht nur mit dem Vertrieb. Prüfen Sie stichprobenartig, ob Berichte die geforderten Angaben enthalten, etwa Prüfnorm, Messwerte, Messunsicherheit und Freigabe durch eine benannte Person. Abweichungen werden im Auditbericht mit Frist zur Korrektur festgehalten, üblich sind zehn Arbeitstage.

Schritt 5: Freigabe dokumentieren und Fristen setzen

Die Freigabe erteilt das Qualitätsmanagement schriftlich. Das Formular enthält Laborname und Standort, freigegebenen Prüfumfang, Gültigkeitsdauer, Auflagen und Unterschrift.

Der Einkauf pflegt die Daten im Lieferantenstamm, das Qualitätsmanagement bewertet die Leistung. Nach ISO 9001 gehört dazu die Leistungsbewertung externer Anbieter mit Kriterien wie Termintreue, Berichtsqualität, Reaktionszeit und Reklamationsquote.

Setzen Sie Fristen: Bewertung nach jedem Prüflos oder mindestens jährlich, Re-Qualifizierung nach zwei Jahren, sofortige Sperre bei wiederholten Abweichungen. Erhält ein Labor keine Freigabe, bekommt es einen Sperrvermerk im Stammdatensatz. Verantwortlichkeiten gehören namentlich in die Verfahrensanweisung.

Häufige Fragen

Welche Norm regelt die Freigabe von Prüflaboren?

Abschnitt 8.4 der DIN EN ISO 9001 fordert Kriterien für Auswahl und Bewertung externer Anbieter. Für Prüfmittel gilt Abschnitt 7.1.5, für das Labor selbst die Akkreditierungsnorm DIN EN ISO/IEC 17025.

Reicht ein akkreditiertes Labor ohne Audit?

Bei Standardprüfungen mit gültiger Akkreditierung genügt oft eine Dokumentenprüfung. Vor Ort geprüft wird bei neuen Verfahren, großen Prüfvolumen oder nach Reklamationen.

Wer unterschreibt die Freigabe?

In der Regel die Leitung Qualitätsmanagement oder eine benannte Person aus dem Qualitätswesen. Der Einkauf führt die Lieferantenakte, die Fachabteilung schlägt vor.

Wie lange dauert die Freigabe eines Prüflabors?

Von der Bedarfsklärung bis zur Unterschrift vergehen in der Praxis vier bis acht Wochen, ein Audit vor Ort eingerechnet. Den Takt bestimmen die Angebotsfrist und die Rückmeldezeit des Labors.

Was tun bei einer Abweichung im Prüfbericht?

Bericht beanstanden, Probe und Rohdaten anfordern, Ursache klären lassen. Wiederholt sich der Fehler, wird die Freigabe ausgesetzt und ein Nachaudit terminiert.