Welche Kosten entstehen bei der Prüflaborauswahl?

Das Wichtigste auf einen Blick

Auswahlprozess: interne Stunden statt externer Rechnungen

Die Laborauswahl erzeugt wenige Rechnungen, aber viel interne Zeit: Lastenheft, Anfragen, Angebotsvergleich, Referenzprüfung und Freigabe.

Der Angebotsvergleich selbst ist kostenlos. Teuer ist die technische Bewertung der Verfahren und die Prüfung der Referenzen.

Bei acht bis 30 Stunden und einem Vollkostensatz von 70 bis 120 Euro netto je Stunde entstehen 560 bis 3.600 Euro netto. Als Grundlage dient der eigene Vollkostensatz, der sich an den Verdiensten nach Branchen und Berufen orientiert, die das Statistische Bundesamt veröffentlicht.

Laborbesuche vor Ort kosten zusätzlich Reisetage. Bei 500 Euro netto je Reisetag sind für drei Besichtigungen 1.500 Euro netto einzuplanen.

Akkreditierungsprüfung, Auditoren und Reisekosten

Die Akkreditierung nach DIN EN ISO/IEC 17025 erteilt in Deutschland die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS). Ihre Entgeltordnung weist Stundensätze und Tagespauschalen für Begutachter aus. Die Gesamtsumme wächst mit Standorten, Prüfverfahren und Mitarbeiterzahl.

Ein Erstverfahren mit zwei Auditoren an zwei Tagen ist der Normalfall. Reisezeit stellen Begutachter oft als halben oder vollen Tagessatz in Rechnung. Nachaudits nach Abweichungen kosten weitere Begutachtungstage, dafür sind 20 Prozent Reserve sinnvoll.

Reisekosten richten sich nach öffentlichen Pauschalen: Kilometergeld von 0,30 Euro, Verpflegungspauschale von 28 Euro bei eintägigen Terminen und 14 Euro an An- und Abreisetagen mit Übernachtung. In der Ausschreibung sollten Auftraggeber pauschale oder belegte Übernachtungskosten ausdrücklich regeln.

Prüfungen für die CE-Kennzeichnung erweitern den Rahmen. Die Europäische Kommission beschreibt die Konformitätsbewertung für die CE-Kennzeichnung als Verfahren, in dem benannte Stellen prüfen und zertifizieren.

Über Verbandswege lassen sich Prüfanforderungen leichter einordnen. Das DIHK bündelt seine Arbeit in den Themenfeldern des DIHK und ist erste Anlaufstelle für Betriebe.

Rechenbeispiel: 10.626 Euro netto für eine Laborauswahl

Annahmen: zwei Auditoren, zwei Begutachtungstage, ein Tagessatz von 1.200 Euro netto, ein eigener Vollkostensatz von 85 Euro und 600 Kilometer Anfahrt.

Auf die Summe kommen 19 Prozent Umsatzsteuer, also 2.019 Euro. Der Bruttobetrag liegt bei 12.645 Euro. Vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe planen mit 10.626 Euro netto.

Die Akkreditierung rechnet die DAkkS mit dem Labor ab. Beim Fremdlabor wandern diese Kosten in den Prüfpreis, beim eigenen Labor bleiben sie im Budget.

Eigenes Labor oder Fremdlabor: wann sich die Akkreditierung rechnet

Fixe Kosten sind Erstakkreditierung, jährliche Überwachung, Personal, Rückführbarkeit und Ringversuche. Überwachungen kosten je Jahr ein bis zwei Begutachtungstage.

Drei Faktoren treiben die Höhe: Zahl der Prüfverfahren, Anzahl der Standorte und die Frage, ob flexible Bereiche oder nur genormte Verfahren akkreditiert werden.

Die Amortisation beginnt, wenn die jährlichen Fremdprüfkosten über diesen Fixkosten liegen. Angenommen, eine Fremdprüfung kostet 250 Euro netto, dann stehen 40 Prüfungen im Jahr für rund 10.000 Euro netto.

Kleine Stückzahlen bleiben beim Fremdlabor günstiger, weil dort keine Fixkosten anfallen. Der Ertrag eines eigenen Labors liegt in kürzeren Durchlaufzeiten und weniger Nachprüfungen.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Umsatzsteuer auf Prüfleistungen?

In Deutschland gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Unternehmen mit Vorsteuerabzug behandeln die Umsatzsteuer als durchlaufenden Posten, ohne Abzugsberechtigung erhöht sie das Budget.

Wer bezahlt die Akkreditierungsprüfung?

Rechnungsempfänger ist das Labor, das die Akkreditierung beantragt. Auftraggeber zahlen indirekt über den Prüfpreis, wenn das Labor die Kosten einpreist.

Wie viele Auditoren kommen zur Begutachtung?

Das hängt von Prüfumfang, Standorten und Verfahren ab. Bei einem überschaubaren Prüfbereich sind ein bis zwei Auditoren üblich, bei mehreren Standorten mehr.

Welche Kosten werden im Auswahlprozess am häufigsten vergessen?

Reisezeit der Auditoren, Laborbesuche vor Ort, Nachaudits nach Abweichungen und der interne Koordinationsaufwand. Diese Posten machen im Rechenbeispiel rund ein Drittel der Gesamtsumme aus.

Sind Reisekosten verhandelbar?

Ja. Pauschalen lassen sich im Vertrag deckeln, etwa bei 500 Euro netto je Termin. Das senkt das Risiko bei weit entfernten Laboren.