Prüfbericht erstellen nach ProdSG, was rechtlich enthalten sein muss

Das Wichtigste auf einen Blick

• Prüfbericht erstellen ProdSG: Pflichtinhalte, Haftungsrisiken und Bußgelder nach §§ 3, 7, 18 ProdSG
• Das Gesetz schreibt keine Berichtsform vor, verlangt aber Nachweise, die der Bericht liefern muss
• § 3 ProdSG liefert die Begriffe, mit denen der Bericht Hersteller, Einführer und Produkt einordnet
• § 7 ProdSG macht die Prüfung zur Herstellerpflicht und den Bericht zum Beweismittel
• Die Marktüberwachung nach § 12 ProdSG fordert technische Unterlagen an und ordnet Maßnahmen an
• § 18 ProdSG ahndet fehlende Konformitätserklärung, Kennzeichnung und technische Unterlagen

Prüfbericht nach ProdSG: Warum der Inhalt über die Verkehrsfähigkeit entscheidet

In Deutschland darf ein Produkt nur bereitgestellt werden, wenn es bei bestimmungsgemäßer Verwendung sicher ist. Diesen Nachweis verlangt die Marktüberwachung nicht als Absichtserklärung, sondern als belegte Dokumentation. Der Prüfbericht ist der Kern dieser Dokumentation.

Das Produktsicherheitsgesetz setzt die Verordnung (EU) 2019/1020 über Marktüberwachung und Produktkonformität um. Diese Verordnung verpflichtet Wirtschaftsakteure, technische Unterlagen bereitzuhalten und auf Anforderung vorzulegen. Ein Prüfbericht, der diese Unterlagen nicht abbildet, erfüllt die Pflicht formal nicht.

Verkehrsfähigkeit ist damit ein Dokumentationsergebnis. Fehlt eine Angabe, fehlt der Nachweis. Ohne Nachweis kann die Behörde die weitere Bereitstellung untersagen, auch wenn das Produkt technisch einwandfrei ist.

Die Inhaltsübersicht des ProdSG 2021 zeigt, welche Paragrafen für einen Prüfbericht zählen. Praktisch sind es vier: § 3 für die Begriffe, § 7 für die Herstellerpflichten, §§ 12 bis 15 für die Marktüberwachung und § 18 für die Bußgelder.

Die Aufsicht führen die Länder. In Baden-Württemberg sind die Regierungspräsidien zuständig, in Nordrhein-Westfalen die Bezirksregierungen, in Niedersachsen die Staatlichen Gewerbeaufsichtsämter, in Sachsen die Landesdirektion, in Rheinland-Pfalz die Struktur- und Genehmigungsdirektionen Nord und Süd. In Brandenburg prüft das Landesamt für Arbeitsschutz, Verbraucherschutz und Gesundheit.

Für Unternehmen heißt das: Der Prüfbericht wird nicht für das Archiv geschrieben, sondern für eine Behörde, die ihn liest und gegen die Anforderungen des Gesetzes hält.

Pflichtinhalte eines Prüfberichts nach ProdSG

Das ProdSG schreibt keine Berichtsform und kein Formular vor. Es beschreibt Pflichten und Nachweise. Was ein Prüfbericht enthalten muss, ergibt sich aus drei Quellen: den Herstellerpflichten nach § 7 ProdSG, den Anforderungen an die Konformitätserklärung und der Norm DIN EN ISO/IEC 17025, wenn ein akkreditiertes Labor prüft.

Angaben zur Identität von Produkt und Akteur

Der Bericht muss erkennen lassen, welches Produkt geprüft wurde und wer rechtlich für es einsteht. Dazu gehören Typ, Charge oder Seriennummer, der Hersteller mit Anschrift und bei Importware der Einführer. Ohne diese Zuordnung lässt sich der Nachweis keinem Produkt zuordnen.

Der Bericht muss außerdem zwischen Baureihe und Einzelstück unterscheiden. Eine Baumusterprüfung belegt nicht die Sicherheit jeder gelieferten Charge. Reihenprüfungen und Stichprobenpläne werden deshalb gesondert dokumentiert.

Angaben zur Prüfung

Zu dokumentieren sind Prüfumfang, Prüfverfahren, eingesetzte Messmittel mit Rückführung, Umgebungsbedingungen und Rohdaten. Verwendete Normen und Rechtsverordnungen sind mit Bezeichnung und geltender Fassung zu nennen.

Normen sind in der jeweils geltenden Fassung heranzuziehen. Ein Bericht, der auf eine zurückgezogene Fassung verweist, ist ein typischer Kritikpunkt der Marktüberwachung. Beispiele sind DIN EN ISO 12100 für die Risikobeurteilung von Maschinen und DIN EN ISO 13849 für sicherheitsbezogene Steuerungen.

Angaben zur Bewertung

Der Bericht muss Ergebnisse bewerten, nicht nur auflisten. Er nennt Grenzwerte, Toleranzen und Messunsicherheit, benennt Abweichungen und sagt, ob das Produkt die Anforderungen erfüllt. Eine Konformitätsaussage ohne Bewertungsmaßstab ist wertlos.

Angaben zur Verantwortung

Ort, Datum, Unterschrift und Funktion der freigebenden Person gehören in den Bericht. Bei akkreditierten Prüfungen kommen die Akkreditierungsnummer der DAkkS und, wo vorgeschrieben, Angaben zur benannten Stelle hinzu. Die Unterschrift ist keine Formalie, sondern die Haftungszuordnung.

Angabe im Bericht	Anknüpfung	Was ohne sie fehlt
Name und Anschrift des Herstellers	§ 3, § 7 ProdSG	Zuordnung der Verantwortlichkeit
Einordnung als Verbraucherprodukt	§ 3 ProdSG	Klarheit über den Pflichtenkreis
Typ, Charge, Seriennummer	§ 7 ProdSG	Rückverfolgbarkeit im Schadensfall
Normen und Verordnungen mit Fassung	Konformitätserklärung	Nachweis des Stands der Technik
Prüfverfahren, Messmittel, Unsicherheit	DIN EN ISO/IEC 17025	Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse
Ergebnis und Bewertung	§ 7 ProdSG	Beleg für die Verkehrsfähigkeit
Ort, Datum, Unterschrift, Funktion	Haftungszuordnung	Wirksamkeit als Nachweis

So entsteht ein belastbarer Prüfbericht

1. Rollen klären: Wer ist Hersteller, wer Einführer, wer Händler nach § 3 ProdSG.
2. Prüfumfang und anzuwendende Rechtsverordnungen verbindlich festlegen.
3. Prüfplan, Messmittel und Normfassungen schriftlich fixieren.
4. Prüfung durchführen und Rohdaten unveränderbar sichern.
5. Ergebnisse gegen Grenzwerte bewerten und Abweichungen benennen.
6. Bericht mit Datum und Unterschrift freigeben und versionieren.
7. Unterlagen aufbewahren und auf Anforderung der Behörde vorlegen.

Checkliste für Pflichtinhalte

• Produktidentifikation mit Typ, Charge und Seriennummer
• Hersteller und Einführer mit vollständiger Anschrift
• Prüfdatum, Prüfort und Berichtsnummer
• Prüfverfahren, Messmittel und verwendete Normfassungen
• Messergebnisse mit Unsicherheit und Grenzwerten
• Bewertung und Konformitätsaussage
• Unterschrift, Funktion und Datum der Freigabe

§ 3 ProdSG: Zentrale Begriffe, die im Prüfbericht referenziert werden müssen

§ 3 ProdSG enthält die Begriffsbestimmungen des Gesetzes. Für den Prüfbericht ist das keine Formalie. Jede Pflicht im Gesetz hängt an einer Rolle oder einer Produktkategorie, und der Bericht muss beides festhalten.

Hersteller im Sinne des Gesetzes ist, wer ein Produkt unter eigenem Namen bereitstellt, auch wenn ein Dritter gefertigt hat. Der Bericht muss diese Rolle benennen, weil sich die Pflichten danach richten.

Die Einordnung als Verbraucherprodukt entscheidet über den Umfang der Informations- und Kennzeichnungspflichten. Der Bericht weist sie aus, am besten mit einer kurzen Begründung für die Einordnung.

Der Zeitpunkt der Bereitstellung auf dem Markt steuert die anzuwendende Fassung der Vorschriften und die Aufbewahrungsfristen. Er gehört mit Datum in den Bericht.

Die Definitionen nach § 3 ProdSG sind verbindlich. Wird ein Importeur im Bericht zum Hersteller erklärt oder umgekehrt, ist der Nachweis falsch adressiert und im Streitfall wertlos.

Die Begriffe sind im Bericht auf Deutsch zu verwenden. Wer englische Bezeichnungen wie manufacturer oder importer ohne Übersetzung stehen lässt, riskiert Auslegungsstreit, weil das Gesetz an deutsche Begriffe Rechtsfolgen knüpft.

§ 7 ProdSG: Pflichten des Herstellers und Prüfberichtspflichten

§ 7 Absatz 1 ProdSG erlaubt dem Hersteller die Bereitstellung nur, wenn das Produkt bei bestimmungsgemäßer Verwendung sicher ist. Die weiteren Absätze verpflichten ihn, Gefahren abzuwehren, das Produkt rückverfolgbar zu machen und mit den Behörden zusammenzuarbeiten.

Aus dieser Pflicht folgt die Prüfpflicht. Das Gesetz verlangt sie nicht als eigenständige Vorschrift, sondern als Mittel zum Nachweis. Wer prüft, muss das Ergebnis dokumentieren, sonst kann er die Sicherheit nicht belegen.

Die Konformitätserklärung stellt der Hersteller aus. Sie enthält Name und Anschrift, eine Produktbeschreibung, die einschlägigen Rechtsverordnungen und Normen, Angaben zur benannten Stelle, Ort, Datum und Unterschrift. Sie ist zehn Jahre aufzubewahren.

Prüfbericht und Konformitätserklärung müssen zueinander passen. Erklärt die Erklärung die Übereinstimmung mit einer Norm, die im Bericht nicht geprüft wurde, ist das ein klassischer Beanstandungsgrund.

Kennzeichnung und beigefügte Informationen sind in deutscher Sprache bereitzuhalten. Ein Prüfbericht, der die Sprachfassung nicht benennt, lässt eine offene Pflicht liegen.

Die Pflichten nach § 7 ProdSG enden nicht mit dem Verkauf. Sie umfassen die Zusammenarbeit mit den Behörden und die Pflicht, Unterlagen auf Anforderung vorzulegen. Eine Stichtagsbetrachtung im Bericht genügt deshalb nicht.

Bei Produkten, die unter eine Rechtsverordnung fallen, treten deren Pflichten hinzu. Der Bericht nennt die Verordnung und die darin vorgesehenen Prüfungen, etwa Bauartprüfungen oder Baumusterprüfungen.

Haftungsrisiken bei fehlenden Angaben

Öffentlich-rechtliche Folgen

Fehlt eine Angabe, handeln Marktüberwachung und Bußgeldbehörde. Die Behörde kann die Bereitstellung untersagen, einen Rückruf anordnen und die Kosten der Maßnahme dem Hersteller auferlegen. Zusätzlich kommt ein Bußgeld nach § 18 ProdSG in Betracht.

Zivilrechtliche Haftung

Nach dem Produkthaftungsgesetz haftet der Hersteller verschuldensunabhängig für Schäden durch Produktfehler. Bei Personenschäden ist die Haftung auf 85 Millionen Euro begrenzt, was die Größenordnung zeigt.

Daneben steht die deliktische Haftung nach § 823 BGB. Sie setzt Verschulden voraus, das sich aus Organisationsmängeln ergeben kann. Ein fehlender Prüfbericht ist ein solcher Mangel.

Den Geschäftsführer einer GmbH trifft die Sorgfaltspflicht nach § 43 GmbHG, den Vorstand einer AG die Pflicht, ein Überwachungssystem einzurichten. Fehlt die Dokumentation, liegt der Vorwurf der Pflichtverletzung nahe.

Strafrechtliche Risiken

Bei Personenschäden prüfen Staatsanwaltschaften fahrlässige Körperverletzung nach § 229 StGB oder fahrlässige Tötung nach § 222 StGB. Anknüpfungspunkt ist regelmäßig die Dokumentation, weil sie nach Jahren der einzige belastbare Beweis ist.

Beweisposition

Im Streit trägt der Hersteller die Darlegungs- und Beweislast für die Sicherheit des Produkts. Zeugen aus der Entwicklung erinnern sich nach Jahren nicht zuverlässig. Ein fehlender Bericht verschlechtert die Position, ohne dass es dafür einer ausdrücklichen Vorschrift bedarf.

Haftung des Prüflabors

Auch das Prüflabor haftet. Ein unrichtiger Bericht kann vertragliche Ansprüche und bei Arglist Ansprüche nach § 826 BGB auslösen. Auftraggeber sollten Prüfumfang, Normfassung und Herausgabe der Rohdaten im Vertrag festhalten.

Praxisbeispiel

Nach einem Unfall an einer Maschine fordert die Staatsanwaltschaft die technischen Unterlagen an. Fehlt der Nachweis der Prüfung der Schutzeinrichtungen, stützt sie den Vorwurf auf diese Lücke und nicht auf ein technisches Gutachten. Der Hersteller verteidigt sich dann gegen eine Dokumentationslücke, nicht gegen einen Messwert.

Versicherung

Produkthaftpflichtversicherer verlangen vollständige Unterlagen und lehnen Deckung ab, wenn Pflichten organisatorisch verletzt wurden. Der Regress gegen die Geschäftsleitung ist möglich.

Marktüberwachung und Prüfbericht: §§ 12 bis 15 ProdSG

§ 12 ProdSG regelt die Maßnahmen der Marktüberwachung. Voraussetzung ist ein Anlass, etwa eine Beschwerde, ein Unfall, eine Stichprobe oder ein Hinweis aus dem europäischen Schnellwarnsystem. Die Maßnahme muss verhältnismäßig sein.

Zu den Befugnissen gehören das Betreten von Geschäftsräumen und Lagerstätten, die Einsicht in Unterlagen, die Entnahme von Proben und die Anforderung technischer Dokumentation. Der Prüfbericht ist die Unterlage, die zuerst verlangt wird.

Die Maßnahmen nach § 12 ProdSG reichen von der Auflage, einen Mangel zu beseitigen, bis zum Verkaufsverbot, zum Rückruf und zur Rücknahme vom Markt.

Die §§ 13 bis 15 ProdSG regeln Zuständigkeit, Mitwirkung und Kostenerstattung. Wer Unterlagen nicht vorlegt, muss mit Zwangsmitteln rechnen.

Unternehmen müssen mitwirken: Behörden verlangen Auskünfte, Unterlagen und Zugang zu Lager und Produktion. Verweigerte Mitwirkung ist selbst ein Bußgeldtatbestand und beschleunigt Anordnungen.

Bei Einfuhren aus Drittstaaten wirken die Zollbehörden mit. Sie können Waren anhalten, bis die Übereinstimmung nachgewiesen ist.

Der Bund stützt die Länder technisch. Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung prüft in gesetzlichem Auftrag, unter anderem bei Gefahrstoffen und Explosionsschutz. Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt ist die metrologische Bundesbehörde, die Bundesnetzagentur überwacht Messgeräte, Funkanlagen und Telekommunikationsprodukte.

Akkreditierte Labore prüfen nach DIN EN ISO/IEC 17025. Die Deutsche Akkreditierungsstelle akkreditiert sie. Ein Bericht mit Akkreditierungsvermerk hat vor Gericht und in der Behörde höhere Beweiskraft als ein interner Prüfvermerk.

Weitere Prüfgrundlagen stammen vom Deutschen Institut für Normung, vom Verein Deutscher Ingenieure, vom Verband der TÜV e. V. und vom Institut für Arbeitsschutz der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. VDI-Richtlinien konkretisieren Verfahren, das IFA prüft Produkte des Arbeitsschutzes, der VdTÜV bündelt die Prüforganisationen.

Wird ein Produkt im europäischen Schnellwarnsystem gemeldet, erfahren die Behörden aller Mitgliedstaaten davon. Ein Prüfbericht, der nicht zwischen Charge und Baureihe unterscheidet, hilft dann nicht mehr, weil die Meldung die Baureihe trifft.

Bußgeldvorschriften nach § 18 ProdSG

§ 18 ProdSG listet die Ordnungswidrigkeiten. Erfasst sind typischerweise das Bereitstellen ohne Konformitätserklärung, ohne CE-Kennzeichnung oder ohne Herstellerangabe, das Nichtvorhalten und Nichtvorlegen technischer Unterlagen sowie die Nichtbefolgung vollziehbarer Anordnungen der Marktüberwachung.

Der § 18 ProdSG unterscheidet einen allgemeinen und einen erhöhten Bußgeldrahmen. Die konkrete Höhe setzt die zuständige Verwaltungsbehörde des Landes fest.

Für die Zumessung gilt § 17 OWiG. Bedeutung haben Schwere des Verstoßes, Vorsatz oder Fahrlässigkeit und der wirtschaftliche Vorteil, der abgeschöpft werden kann.

Das Bußgeld trifft das Unternehmen. Daneben können handelnde Personen belangt werden, weil nach § 9 OWiG auch derjenige handelt, der für einen Betrieb tätig wird. Fehlende Berichte sind deshalb kein reines Unternehmensrisiko.

Zuständig sind nach Landesrecht die Regierungspräsidien und Bezirksregierungen als Verwaltungsbehörden im Sinne des OWiG. Vor dem Bußgeldbescheid steht in der Regel eine Anhörung, in der vollständige Unterlagen die Bewertung noch ändern können.

Neben dem Bußgeld stehen Anordnungen, Kosten für Prüfungen und Rückrufe sowie der Verlust von Vertrauen bei Handelsketten, die Prüfberichte regelmäßig selbst anfordern.

Häufige Fragen

Was muss ein Prüfbericht nach ProdSG enthalten?

Das ProdSG schreibt keine Berichtsform vor. Er muss die Angaben enthalten, mit denen sich Sicherheit und Konformität belegen lassen: Produktidentifikation, Hersteller, Prüfverfahren, Normen, Messergebnisse, Bewertung und Unterschrift.

Welche Rolle spielt § 3 ProdSG?

§ 3 ProdSG definiert Hersteller, Einführer, Händler und Produkt. Der Bericht muss diese Rollen richtig benennen, weil sich die Pflichten danach richten.

Was verlangt § 7 ProdSG vom Hersteller?

§ 7 Absatz 1 verbietet die Bereitstellung unsicherer Produkte. Die weiteren Absätze verpflichten zu Gefahrenabwehr, Rückverfolgbarkeit und Zusammenarbeit mit den Behörden. Der Prüfbericht ist der Nachweis.

Welche Bußgelder drohen nach § 18 ProdSG?

§ 18 ProdSG ahndet unter anderem fehlende Konformitätserklärung, fehlende Kennzeichnung, fehlende technische Unterlagen und die Nichtbefolgung von Anordnungen. Die Höhe setzen die Verwaltungsbehörden der Länder nach § 17 OWiG fest.

Welche Behörde verlangt den Prüfbericht?

Die Marktüberwachung der Länder, in Baden-Württemberg die Regierungspräsidien, in Nordrhein-Westfalen die Bezirksregierungen. Technisch unterstützt werden sie von BAM, PTB und Bundesnetzagentur.

Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Konformitätserklärung ist zehn Jahre aufzubewahren. Für den Prüfbericht gilt in der Praxis dieselbe Frist, weil er die Konformitätserklärung belegen muss.