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Prüfbericht erstellen: Pflichtangaben nach ISO/IEC 17025
Prüfbericht erstellen nach DIN EN ISO/IEC 17025: Pflichtangaben wie Auftraggeber, Prüfgegenstand, Messwerte, Messunsicherheit und Unterschrift im Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
Prüfbericht erstellen heißt: Die Angaben nach Abschnitt 7.8 der DIN EN ISO/IEC 17025 müssen vollständig sein und eindeutig zuordenbar bleiben. Wer die Pflichtangaben kennt, erkennt Lücken, bevor der Bericht das Haus verlässt.
- Abschnitt 7.8 der DIN EN ISO/IEC 17025 regelt, welche Angaben ein Prüfbericht enthalten muss.
- Pflicht sind Labor, Auftraggeber, Prüfgegenstand, Verfahren mit Norm und Ausgabe, Messwerte, Datum und autorisierte Freigabe.
- Die Messunsicherheit gehört dazu, wenn sie das Ergebnis beeinflusst oder eine Konformitätsaussage getroffen wird.
- Entscheidungsregeln, Änderungen und Fremdergebnisse werden kenntlich gemacht.
- Die Norm schreibt Inhalte vor, aber keine Reihenfolge und kein Layout.
Was Abschnitt 7.8 verlangt
Die DIN EN ISO/IEC 17025 ist die deutsche Fassung der internationalen Norm für Prüf- und Kalibrierlaboratorien. Sie liegt als DIN EN ISO/IEC 17025:2018-03 vor.
Ihr Abschnitt 7.8 befasst sich mit der Berichterstattung über Ergebnisse. Er trennt mehrere Fälle: allgemeine Anforderungen an Berichte (7.8.2), zusätzliche Angaben in Prüfberichten (7.8.3), Berichterstattung zur Probenahme (7.8.5), Aussagen zur Konformität (7.8.6), Meinungen und Interpretationen (7.8.7) sowie Änderungen an Berichten (7.8.8).
Für die Praxis folgt daraus: Ein Bericht mit Kopfdaten und Messwerten kann 7.8.2 erfüllen und trotzdem unvollständig sein. Die Zusatzangaben nach 7.8.3 fehlen dann.
Zwei Punkte werden häufig vergessen: der Hinweis, dass sich die Ergebnisse nur auf den geprüften Gegenstand beziehen, und die eindeutige Zuordnung von Ergebnissen, die nicht aus dem eigenen Haus stammen.
Wer die Wortwahl prüft, arbeitet mit dem kostenpflichtigen Normtext, nicht mit Vorlagen aus dem Netz. Die DIN EN ISO/IEC 17025 ist über den Beuth Verlag (DIN Media) erhältlich. Die Nummerierung einzelner Unterpunkte kann sich mit einer neuen Ausgabe ändern.
Pflichtangaben im Prüfbericht
Die folgende Übersicht fasst zusammen, was Abschnitt 7.8 verlangt: zuerst die Pflichtangaben nach 7.8.2, dann die zusätzlichen Angaben nach 7.8.3. Eine Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben.
Pflichtangaben im Prüfbericht
- BerichtsartPrüfbericht, eindeutige Berichtsnummer
- LaborName, Anschrift, Ort der Durchführung
- AuftraggeberName und Kontaktdaten
- PrüfgegenstandBeschreibung, Identifikation, Zustand
- VerfahrenMethode, Norm mit Ausgabe, Abweichungen
- ErgebnisseMesswerte mit Einheiten, Messunsicherheit
- Datum und FreigabeName, Funktion, Unterschrift
Pflichtangaben nach 7.8.2 – jeder Prüfbericht enthält mindestens:
- eine Überschrift, üblicherweise „Prüfbericht“,
- Name und Anschrift des Labors,
- den Ort der Durchführung, auch wenn die Prüfung beim Auftraggeber oder an einem anderen Ort stattgefunden hat,
- eine eindeutige Identifikation des Berichts und jeder Seite sowie eine klare Kennzeichnung des Berichtsendes,
- Name und Kontaktdaten des Auftraggebers,
- die Angabe der verwendeten Methode,
- Beschreibung, eindeutige Identifikation und, soweit nötig, den Zustand des Prüfgegenstands,
- das Eingangsdatum des Prüfgegenstands, wenn es für die Bewertung wesentlich ist, und das Prüfdatum,
- das Ausgabedatum des Berichts,
- einen Verweis auf Probenahmeplan und Probenahmeverfahren, wenn die Probenahme für die Auslegung der Ergebnisse relevant ist,
- die Prüfergebnisse mit, soweit zutreffend, den Maßeinheiten,
- Ergänzungen, Abweichungen oder Auslassungen gegenüber der Methode,
- die Kennzeichnung der Person, die den Bericht freigibt,
- eine klare Kennzeichnung, wenn Ergebnisse von fremden Stellen stammen.
Zusätzliche Angaben nach 7.8.3 – soweit sie für die Auslegung der Ergebnisse nötig sind:
- Angaben zu besonderen Prüfbedingungen, etwa Umgebungsbedingungen,
- eine Aussage zur Konformität mit Anforderungen oder Spezifikationen,
- die Messunsicherheit nach 7.6,
- Meinungen und Interpretationen nach 7.8.7.
Entscheidend ist, dass jede Angabe eindeutig zuordenbar bleibt. Ein Bericht ohne Angabe der verwendeten Methode ist nicht nachvollziehbar, auch wenn alle Messwerte stimmen. Bei Konformitätsbewertungen kommen die Entscheidungsregel und die Messunsicherheit hinzu.
Berichtsentwurf vor der Freigabe prüfen
- Kopfdaten abgleichenLabor, Ort der Durchführung, Auftraggeber, Berichtsnummer.
- Verfahren prüfenNorm mit Ausgabe, Abweichungen, Angaben zur Probenahme.
- Prüfgegenstand kontrollierenBeschreibung, Identifikation, Zustand, Eingangsdatum.
- Ergebnisse gegenprüfenMesswerte, Einheiten, Messunsicherheit, Prüfdatum.
- Freigabe abzeichnenautorisierende Person mit Name, Funktion und Datum.
Messunsicherheit und Konformitätsaussage
Wird eine Aussage zur Konformität getroffen, muss die Messunsicherheit berücksichtigt werden. Die verwendete Entscheidungsregel muss das Labor dokumentieren und, sofern sie nicht vorgegeben ist, im Bericht nennen.
Beispielrechnung: Der Grenzwert liegt bei 100 Einheiten, gemessen werden 102, die erweiterte Messunsicherheit beträgt 5 Einheiten. Bei einfacher Entscheidungsregel gilt der Wert als überschritten, obwohl er innerhalb der Unsicherheit am Grenzwert liegt.
Die Entscheidungsregel legt fest, wie mit solchen Fällen umgegangen wird. Wird sie nicht genannt, kann der Leser den Befund nicht einordnen.
Änderungen und Fremdergebnisse
Nach der Freigabe darf ein Bericht nicht unbemerkt geändert werden. Jede Änderung wird gekennzeichnet, und der geänderte Bericht verweist auf das Original.
Ergänzungen werden als Ergänzung, Überarbeitung oder Neuausgabe bezeichnet. Ein stillschweigend überschriebenes PDF erfüllt diese Anforderung nicht. Wurden Teile der Prüfung an ein anderes Labor vergeben, muss der Bericht das ausweisen. Fremdergebnisse werden der jeweiligen Stelle eindeutig zugeordnet. Für den Leser zählt, welche Werte aus welchem Haus stammen.
Woher die Prüfnormen stammen
Ein Prüfbericht verweist auf die Prüfnorm, nach der gearbeitet wurde. Eine DIN-Norm ist ein Dokument mit Anforderungen an Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen, ihre Anwendung ist grundsätzlich freiwillig. Das erläutert die DIN e. V. in der Übersicht „Alles über DIN-Normen“.
Verbindlich werden Normen erst durch Vertrag, Akkreditierung oder Rechtsvorschrift. In Deutschland akkreditiert die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) Prüf- und Kalibrierlaboratorien; für Akkreditierungsstellen gilt die DIN EN ISO/IEC 17011. Ein akkreditiertes Labor wendet die Norm an, weil die Akkreditierung das fordert.
Für Normen der Materialprüfung ist der Normenausschuss Materialprüfung zuständig. Normen zu Bauteilprüfung und Werkstofftechnologie bearbeitet der Normenausschuss Werkstofftechnologie. Beide Ausschüsse sind bei der DIN e. V. eingerichtet; welche Ausschüsse es gibt, listet DIN in der Übersicht „Normenausschüsse im Überblick“.
Häufige Fragen
Welche Angaben sind in einem Prüfbericht Pflicht?
Labor mit Anschrift, Ort der Durchführung, eindeutige Identifikation des Berichts, Auftraggeber, Beschreibung und Identifikation des Prüfgegenstands, Verfahren mit Norm und Ausgabe, Messwerte mit Einheiten, Messunsicherheit, die relevanten Daten, Abweichungen von der Methode, die Kennzeichnung von Fremdergebnissen und die autorisierte Freigabe.
Muss die Messunsicherheit immer angegeben werden?
Nicht ausnahmslos. Sie gehört in den Bericht, wenn die Prüfmethode oder der Auftraggeber sie verlangt, wenn sie für die Auslegung des Ergebnisses nötig ist oder wenn eine Konformitätsaussage getroffen wird.
Reicht eine elektronische Unterschrift?
Die Norm fordert die Kennzeichnung der freigebenden Person, aber keine bestimmte Form. Elektronische Freigaben sind verbreitet, wenn die Zuordnung zur Person belegt werden kann.
Muss der Bericht die Prüfnorm nennen?
Ja. Das verwendete Verfahren wird gekennzeichnet, üblicherweise mit Norm und Ausgabejahr. Abweichungen davon werden ausdrücklich genannt.
Wie lange müssen Prüfberichte aufbewahrt werden?
Eine feste Frist nennt die Norm selbst nicht. Konkrete Vorgaben ergeben sich aus den Akkreditierungsregeln und dem Auftragsvertrag sowie aus den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: handelsrechtlich § 257 HGB, steuerrechtlich § 147 AO. Diese Vorschriften nennen Fristen von in der Regel sechs bis zehn Jahren, je nach Art des Dokuments.
