Prüfbericht erstellen: Pflichtangaben nach ISO/IEC 17025

Das Wichtigste auf einen Blick

• Abschnitt 7.8 der DIN EN ISO/IEC 17025 regelt, welche Angaben ein Prüfbericht enthalten muss.
• Pflicht sind Labor, Auftraggeber, Prüfgegenstand, Verfahren mit Norm und Ausgabe, Messwerte, Datum und autorisierte Freigabe.
• Die Messunsicherheit gehört dazu, wenn sie das Ergebnis beeinflusst oder eine Konformitätsaussage getroffen wird.
• Entscheidungsregeln, Änderungen und Fremdergebnisse werden kenntlich gemacht.
• Die Norm schreibt Inhalte vor, aber keine Reihenfolge und kein Layout.

Was Abschnitt 7.8 verlangt

Die DIN EN ISO/IEC 17025 ist die deutsche Fassung der internationalen Norm für Prüf- und Kalibrierlaboratorien. Sie liegt als DIN EN ISO/IEC 17025:2018-03 vor.

Ihr Abschnitt 7.8 befasst sich mit der Berichterstattung über Ergebnisse. Er trennt mehrere Fälle: allgemeine Anforderungen an Berichte (7.8.2), zusätzliche Angaben in Prüfberichten (7.8.3), Berichterstattung zur Probenahme (7.8.5), Aussagen zur Konformität (7.8.6), Meinungen und Interpretationen (7.8.7) sowie Änderungen an Berichten (7.8.8).

Für die Praxis folgt daraus: Ein Bericht mit Kopfdaten und Messwerten kann 7.8.2 erfüllen und trotzdem unvollständig sein. Die Zusatzangaben nach 7.8.3 fehlen dann.

Zwei Punkte werden häufig vergessen: der Hinweis, dass sich die Ergebnisse nur auf den geprüften Gegenstand beziehen, und die eindeutige Zuordnung von Ergebnissen, die nicht aus dem eigenen Haus stammen.

Wer die Wortwahl prüft, arbeitet mit dem kostenpflichtigen Normtext, nicht mit Vorlagen aus dem Netz. Die Nummerierung einzelner Unterpunkte kann sich mit einer neuen Ausgabe ändern.

Pflichtangaben im Prüfbericht

Die Übersicht fasst zusammen, was Abschnitt 7.8 verlangt. Eine Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben.

Pflichtangabe	Typischer Inhalt
Berichtsart	Kennzeichnung als Prüfbericht, eindeutige Berichtsnummer
Labor	Name, Anschrift, Ort der Durchführung
Auftraggeber	Name und Kontaktdaten
Prüfgegenstand	Beschreibung, eindeutige Identifikation, Zustand
Verfahren	Methode, Norm mit Ausgabe, Abweichungen
Ergebnisse	Messwerte mit Einheiten, Messunsicherheit
Datum und Freigabe	Eingang, Durchführung, Berichtserstellung, Name, Funktion, Unterschrift

Entscheidend ist, dass jede Angabe eindeutig zuordenbar bleibt. Ein Bericht ohne Angabe der verwendeten Methode ist nicht nachvollziehbar, auch wenn alle Messwerte stimmen. Bei Konformitätsbewertungen kommen die Entscheidungsregel und die Messunsicherheit hinzu.

Berichtsentwurf vor der Freigabe prüfen

1. Kopfdaten abgleichen: Labor, Ort der Durchführung, Auftraggeber, Berichtsnummer.
2. Verfahren prüfen: Norm mit Ausgabe, Abweichungen, Angaben zur Probenahme.
3. Prüfgegenstand kontrollieren: Beschreibung, Identifikation, Zustand, Eingangsdatum.
4. Ergebnisse gegenprüfen: Messwerte, Einheiten, Messunsicherheit, Prüfdatum.
5. Freigabe abzeichnen: autorisierende Person mit Name, Funktion und Datum.

Messunsicherheit und Konformitätsaussage

Wird eine Aussage zur Konformität getroffen, muss die Messunsicherheit berücksichtigt werden. Die verwendete Entscheidungsregel muss das Labor dokumentieren und, sofern sie nicht vorgegeben ist, im Bericht nennen.

Beispielrechnung: Der Grenzwert liegt bei 100 Einheiten, gemessen werden 102, die erweiterte Messunsicherheit beträgt 5 Einheiten. Bei einfacher Entscheidungsregel gilt der Wert als überschritten, obwohl er innerhalb der Unsicherheit am Grenzwert liegt.

Die Entscheidungsregel legt fest, wie mit solchen Fällen umgegangen wird. Wird sie nicht genannt, kann der Leser den Befund nicht einordnen.

Änderungen und Fremdergebnisse

Nach der Freigabe darf ein Bericht nicht unbemerkt geändert werden. Jede Änderung wird gekennzeichnet, und der geänderte Bericht verweist auf das Original.

Ergänzungen werden als Ergänzung, Überarbeitung oder Neuausgabe bezeichnet. Ein stillschweigend überschriebenes PDF erfüllt diese Anforderung nicht. Wurden Teile der Prüfung an ein anderes Labor vergeben, muss der Bericht das ausweisen. Fremdergebnisse werden der jeweiligen Stelle eindeutig zugeordnet. Für den Leser zählt, welche Werte aus welchem Haus stammen.

Woher die Prüfnormen stammen

Ein Prüfbericht verweist auf die Prüfnorm, nach der gearbeitet wurde. Eine DIN-Norm ist ein Dokument mit Anforderungen an Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen, ihre Anwendung ist grundsätzlich freiwillig. Das erläutert DIN unter Alles über DIN-Normen.

Verbindlich werden Normen erst durch Vertrag, Akkreditierung oder Rechtsvorschrift. Ein akkreditiertes Labor wendet sie an, weil die Akkreditierung das fordert.

Für Normen der Materialprüfung ist der Normenausschuss Materialprüfung zuständig. Normen zu Bauteilprüfung und Werkstofftechnologie bearbeitet der Normenausschuss Werkstofftechnologie. Welche Ausschüsse es gibt, listet DIN unter Normenausschüsse im Überblick.

Häufige Fragen

Welche Angaben sind in einem Prüfbericht Pflicht?

Labor, Auftraggeber, Prüfgegenstand, Verfahren mit Norm und Ausgabe, Messwerte mit Einheiten, Messunsicherheit, die relevanten Daten und die autorisierte Freigabe.

Muss die Messunsicherheit immer angegeben werden?

Nicht ausnahmslos. Sie gehört in den Bericht, wenn die Prüfmethode oder der Auftraggeber sie verlangt, wenn sie für die Auslegung des Ergebnisses nötig ist oder wenn eine Konformitätsaussage getroffen wird.

Reicht eine elektronische Unterschrift?

Die Norm fordert die Kennzeichnung der freigebenden Person, aber keine bestimmte Form. Elektronische Freigaben sind verbreitet, wenn die Zuordnung zur Person belegt werden kann.

Muss der Bericht die Prüfnorm nennen?

Ja. Das verwendete Verfahren wird gekennzeichnet, üblicherweise mit Norm und Ausgabejahr. Abweichungen davon werden ausdrücklich genannt.

Wie lange müssen Prüfberichte aufbewahrt werden?

Eine feste Frist nennt die Norm nicht. Konkrete Vorgaben ergeben sich aus Akkreditierungsregeln, Auftragsverträgen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.